Slik synkroniserer Outlook og Google-apper

Bedriftsbrukere har blitt vant til Outlook. E-postklienten for mer enn en milliard Microsoft Office-brukere på planeten har blitt den andre karakteren. Men noen selskaper finner ut at det sparer penger og vedlikehold for å la Google være vertskap for e-post, kalendere og kontakter, selv om dette betyr at en tredjepart får tilgang til e-postinnhold og målrettede visningsannonser vises i innboksen. Hvis du kan bruke Outlook med Google Apps Mail (egentlig bare Gmail), trenger du ikke å se disse annonsene, og du får et forhåndsvisningspanel, innboks sortering, rik formatering, høyreklikkalternativer, sosial kontakt og det meste av de andre verktøyene Outlook tilbyr.

Heldigvis lar Google Apps Sync for Microsoft Outlook deg dra nytte av de fleste av Outlook-verktøyene - men bare for Outlook 2010 så langt. Hvis du kjører Office 2013, kan du fremdeles koble til en Gmail-konto via IMAP, men dette får bare e-post, ingen kalendere, oppgaver eller kontakter. Ved hjelp av Apps Sync emulerer Gmail en begrenset versjon av en Microsoft Exchange Server. Du får tak i det meste av viktige ting - kontakter, kalenderhendelser, oppgaver og Outlook-notater. Men noen ting blir ikke synkronisert, for eksempel utkast, oppfølgingsdatoer og påminnelser, regler, signaturer, rik tekstformatering, leveringskvitteringer, kalendervedlegg, oppgavepåminnelser og journalposter. Det er en uttømmende liste over hva som er og ikke synkroniseres i denne PDF-filen fra Google.

Hvis du kan leve med disse begrensningene, og selskapet ditt har flyttet til Google Apps, er bruk av Outlook med den nye kommunikasjonstjenesten en enkel sak å installere og kjøre Apps Sync. Den er kompatibel med Windows 7, Vista, XP og Outlook 2003, 2007 og 2010. Merk at den ikke har blitt oppdatert for verken Windows 8 eller Outlook 2013, versjonen som er inkludert i Office 365. Og Apple Mac-brukere av Outlook 2011 er ganske uten hell. Vi har kontaktet Google om dette og vil oppdatere denne artikkelen når det er fremgang. Du kan få det her. Denne nedlastingen leverer deg faktisk to verktøy - i tillegg til Apps Sync, får du også Google Apps Migration for Microsoft Outlook, som, som navnet antyder, lar deg flytte eksisterende Outlook-data til Google Apps. Du kan laste ned migreringsverktøyet separat herfra.

Når du har lastet ned verktøyet, må du forsikre deg om at Outlook ikke kjører, og deretter trykker du på Last ned Google Apps Sync-knappen - det vil installere programvaren automatisk etter at du har OK en dialogbok med kontroll av brukerkontoer.

Deretter ser du en liten dialogboks som ber deg om å logge på Google Apps-kontoen din. Dette er den samme påloggingen du bruker for Google Apps eller for bedriftens Gmail-konto.

Etter at du har logget deg på, ser du en ganske mer komplisert dialog med avmerkingsbokser for å spesifisere hva du måtte ønske å importere. Denne er faktisk litt forvirrende: Toppen av dialogen sier "Opprett en Google Apps-profil i Microsoft Outlook", som er et eget problem enn å importere. Hvis du har en eksisterende e-posttjeneste du brukte med Outlook, vil du merke av i den øverste avmerkingsboksen for å beholde tidligere meldinger, kontakter, kalendere og notater.

Du kan separat sjekke og fjerne merket for noen av disse underkategoriene hvis du ikke vil beholde alt. Spesielt vil du sannsynligvis fjerne merkingen av slettet og søppel-e-post, som er sjekket som standard. Dialogboksen lar deg valgfritt sende bruksdataene dine til Google for å hjelpe dem med deres kvalitetssikring. Det er enda et alternativ som vises når du klikker på Avansert - Slå av AutoArchive. Dette er sjekket som standard, og betyr at Google vil beholde kopier av alle dine gamle meldinger.

Deretter klikker du på Opprett profil-knappen. Hvis installasjonen skjedde riktig, vil du se en meldingsboks for det. Meldingsboksen viser deg også hvordan verktøyet legger til et ikon i Windows-systemstatusfeltet, og tilbyr en knapp som starter Outlook.

Når du starter Outlook, ser du meldingsboksen Synkroniseringsstatus, og Outlook-appen din blir befolket med alle mapper og nye e-postmeldinger. Opptil 1 GB vil lastes ned til din lokale maskin, med mindre du endrer grensen fra magasinikonets alternativ for Angi postboksstørrelsesgrense.

Statusdialogen åpnes fra da av hver gang du starter Outlook, med mindre du fjerner merket for den ene avkrysningsruten nederst: "Åpne dette vinduet når Microsoft Outlook starter." Jeg anbefaler å fjerne merket for dette for å forhindre at denne distraherende dialogen vises hele tiden; Du kan alltid ringe den opp fra magasinikonet. Du må kanskje gjøre dette hvis du merker manglende post, kalenderelementer eller kontakter. Hver synkroniseringskategori inneholder en Re-sync-kobling som bare kan kurere dine sykdommer.

Du er nå klar til å begynne å bruke Outlook akkurat som du alltid har gjort! Hvis du vil ha mer informasjon om Googles push for bedriftsmeldingsmarkedet, kan du lese vår full gjennomgang av Google Apps. Hvis du vil ha mer informasjon om Outlook, kan du lese vår anmeldelse av Microsoft Office.