Bli organisert: hvordan du jobber med revisjonshistorikk i google docs

En fordel med å bruke Google Docs er at det alltid lagrer arbeidet ditt automatisk. En annen er at Google fører en oversikt over alle endringene du gjør i et dokument. Siden du har tilgang til versjonshistorikken din i Google Dokumenter, kan du gjenopprette en eldre versjon av en fil eller lage en kopi av en tidligere versjon og spinne den til et annet prosjekt.

Merk at du bare kan se og hente tidligere versjoner av filer hvis du har redigeringstillatelse. Hvis noen deler en fil med deg og gir deg skrivebeskyttet tillatelse, vil du ikke kunne se historien. Legg også merke til at forretningsversjonen av Google Dokumenter heter G Suite; disse tipsene skal fungere for begge versjonene.

Slik fungerer det.

Slik ser du eldre versjoner av en Google Doc

Du kan se en liste over revisjonshistorikken for alle Google Dokumenter på tre måter.

1. Velg Fil> Versjonshistorikk> Se versjonshistorikk fra menyen.

2. Bruk Windows-snarveien Ctrl + Alt + Shift + H eller Command + Alternativ + Shift + H på macOS.

3. Klikk på gruppen med understrekede ord til høyre for Hjelp-menyen. Disse ordene endres avhengig av filens tilstand. Når du jobber aktivt med et dokument, står det "Lagring…", og det er den eneste gangen du ikke kan klikke på det. Ellers står det "Alle endringer lagret i Drive" eller "Siste redigering ble gjort på" etterfulgt av datoen. Klikk på en av disse, så vises versjonshistorikken.

En liste over dokumenthistorikken din vises i en ny kolonne til høyre. Individuelle versjoner blir kollapset under en overskrift for hver dato. Utvid en av dem for å se mer granularitet i endringene.

Hvis du vil gå tilbake til den gjeldende versjonen, klikker du på pilen Tilbake øverst til venstre i vinduet.

Vær oppmerksom på at du kanskje ikke har en perfekt historie, ettersom Google uttaler i sin dokumentasjon at "revisjoner for filen din noen ganger kan slås sammen for å spare lagringsplass."

Slik gjenoppretter du en versjon av en Google Doc

Når du har tilgang til versjonshistorikken til en Google Doc, kan du gjenopprette alle tidligere versjoner. Fra listen over versjoner som vises til høyre, klikker du bare på filen du vil åpne den.

En stor blå knapp vises øverst i vinduet som sier "Gjenopprett denne versjonen." Hvis du gjenoppretter den valgte versjonen, beholder du fortsatt alle de andre versjonene, også de som ble opprettet etter den for øyeblikket valgte versjonen.

Hvordan lage en kopi av en tidligere versjon av en Google Doc

I tillegg til å gjenopprette en gammel versjon av en fil, kan du lage en kopi av den. Ved å lage en kopi kan du raskt spinne ut forskjellige versjoner av den samme filen. For eksempel er det et flott triks når du søker på jobber, og du ønsker å gjøre hver CV og følgebrev unik, men du vil ikke starte fra bunnen av hver gang.

For å lage en kopi, åpne filhistorikken, velg den du vil ha, klikk på ikonet med tre stablede prikker og velg Lag en kopi.

Tips for redigering og versjonskontroll i Google Dokumenter

1) Gi dine versjoner navn

Nå som du vet hvordan du finner revisjonsloggen din i Google Dokumenter, kan du få mer ut av det ved å navngi forskjellige versjoner. Ved å navngi dem, kan du enkelt identifisere versjonene du kanskje vil gjenopprette senere eller spinne ut for et annet formål. Hvis du ikke gir nytt navn til dem, vil standardnavnet være klokkeslettet og datoen. Du kan gi dem nytt navn ved å bruke en av disse metodene:

• Åpne versjonshistorikken din, klikk på ikonet med tre prikker, og velg Navn denne versjonen.
• Velg Fil> Versjonshistorikk> Gi gjeldende versjon fra menyen.

2) Spor endringer i Google Dokumenter

Øverst til høyre på menylinjen er en menyknapp som sier Redigering som standard. Klikk på den, og to nye alternativer vises: Forslag og visning.

Når du veksler til Forslag, aktiverer det i hovedsak sporendringer i dokumentet. Når du og dine samarbeidspartnere bruker det, lagrer Google Dokumenter alt det nye materialet og endringer som forslag. De vises i en annen farge for å gjøre dem lett synlige. Du kan godta dem eller avvise dem en etter en eller i massevis .

3) Bruk kommenteringsverktøyet for spørsmål og diskusjoner

Forfattere og redaktører lærer ofte den harde måten at å sette kommentarer i tråd med materialet som produseres, betyr at det ved en tilfeldighet kan publiseres med den endelige kopien. Google Dokumenter har et kommenteringsverktøy som lar forfattere og redaktører diskutere innholdet uten å legge unødvendige ord på siden. Du vil være takknemlig for at du brukte den.

4) Bruk @ Messaging

Rett noens oppmerksomhet på en redigering eller kommentar ved å bruke @ meldinger - eller kanskje jeg bør si + meldinger, ettersom Google bruker et annet symbol som de fleste andre apper. Faktisk, hvis du skriver @ i stedet for +, endrer Google det for deg.

For å flagge noens oppmerksomhet, opprett en kommentar og skriv deretter et plussmerke (+) etterfulgt av personens navn eller e-postadresse. Google foreslår automatisk det nærmeste samsvaret fra kontaktene dine. Hvis personen ikke er i kontaktene dine ennå, skriver du bare inn e-postadressen. Ta deg god tid og få den rett før du trykker på enter. Uansett hva du skriver går til personen via e-post umiddelbart, sammen med en lenke til dokumentet. Hvis du gjør endringer i kommentaren, får personen varsler om disse også. Så spar dem spam og tenk gjennom kommentarene dine før du trykker på enter.

5) Skriv og rediger frakoblet i Google Dokumenter / Disk

Visste du at du kan bruke Google Docs selv når datamaskinen eller mobilenheten din ikke er koblet til internett? Du kan. Min kollega Eric Ravenscraft skrev en hel artikkel om hvordan du konfigurerer Google Drive offline, komplett med trinnvise instruksjoner.

6) Deaktiver e-postvarsler

Hvis du bruker G Suite til å skrive og redigere mye, kan det være en plage å få en e-post for hver eneste endring i et dokument. Slik deaktiverer du disse varslene. Gå til Google Disk. Klikk på tannhjulikonet øverst til høyre og åpne innstillingene. Velg Varsler på venstre side, og fjern deretter av for E-post.

De korte instruksjonene er: Google Disk> Innstillinger> Varsler> E-post

Flere tips om G Suite

Hvis du bruker Google Docs hver dag, vil du lære noen av våre nyttige tips for G Suite å spare tid og være mer effektiv med programmet. Når du vet hva programvaren din kan gjøre, kan den også åpne for nye ideer for hva du kan gjøre med arbeidet ditt.