Bransjens innsikt: dårlig drift kan drepe ansattes oppbevaring

Å finne og beholde det rette talentet kan ha mer å gjøre med måten ditt selskap fungerer på enn hvor mye selskapet ditt betaler. Ting som arbeidsflyt, samarbeid og prosjektledelse (PM) har enorm innvirkning på hvorvidt ansatte er fornøyde og vil fortsette å jobbe for bedriften din, eller om de vil begynne å lete andre steder etter en jobb.

Jeg snakket med Wrike CEO Andrew Filev om dette emnet. Som et PM-programvareselskap investeres Wrike i å finne måter å hjelpe bedrifter med å forbedre driften, samarbeidet og kommunikasjonen mellom ansatte og ledere. For å hjelpe deg med å forstå denne fremgangsmåten kartla Wrike nylig mer enn 1000 fagpersoner rundt om i USA om sine respektive selskapers virksomhet.

PCMag (PCM): Hvordan påvirker et selskaps virksomhet ting som moral, rekruttering og oppbevaring?

Andrew Filev (AF): I følge funnene fra viser det seg at dårlige operasjoner kan ha en veldig negativ effekt på både oppbevaring og kultur. Rundt 42 prosent av de spurte på undersøkelsen vår sa at de hadde søkt etter en ny jobb av frustrasjon over operasjoner på jobben, og omtrent 15 prosent sa at de faktisk hadde sluttet (for tusenårsskifte var det omtrent 18 prosent). Tenk på de enorme kostnadene med å rekruttere topptalenter, og se dette er et stort avløp økonomisk, uten å selv innse kostnadene for ineffektivitet.

Enda mer skadelig på lang sikt kan være arbeidernes frigjøring. Trettifem prosent av de spurte sa at de ble koblet ut fordi de var frustrerte over operasjoner, og ytterligere 15 prosent har faktisk avslått oppdrag.

Når du vurderer disse tallene, kan årsaken bak dem være åpenbar. Hvis du ansetter lidenskapelige mennesker som er stolte av arbeidet sitt, kommer de til å bli demoralisert når de føler at ting bare ikke blir gjort - og det er derfor jeg tror at driftskomfort er avgjørende for selskaper, spesielt når kvalitet og innovasjon er en ledende differensierer av ditt merke.

PCM: For selskaper som aldri har tenkt på dette emnet, hva er det første de kan gjøre for å snu driften?

AF: En av tingene vi lærte i vår egen forskning er at det var en veldig betydelig forskjell mellom ledelse og ikke-ledere nesten over hele linja når det gjaldt hvordan de oppfatter driften, der ledelsen hadde en mye mer solrik utsikt. For eksempel sa 69 prosent av lederne at selskapene deres opererte med mer effektivitet enn toppkonkurrentene mot 54 prosent av ikke-ledere som sa det samme (og denne trenden fortsatte på mange av spørsmålene våre). Ledere var også omtrent 12 prosent mer tilbøyelige til å si at teamene deres kunne håndtere en 20 prosent økning i arbeidsmengde med relativt letthet.

Et godt utgangspunkt kan være å åpne en kanal internt for å samle tilbakemeldinger på operasjoner. Å sende en undersøkelse til alle ansatte og ledere for å se hvordan de har det med driften og stille konkrete spørsmål om deres barrierer for utførelse, vil sannsynligvis være øyeåpnende. Og sørg for at alle har et realistisk syn på status quo. I vår forskning fant vi at de største utfordringene for utførelse var relatert til samarbeid på tvers av team, lange godkjenninger og kapasitet, men at disse kan variere fra selskap til selskap.

Hvis selskapene deres sliter på alle de samme områdene som respondentene våre, er det viktig å implementere arbeidsstyringssystemer som kan bringe prosess og repeterbarhet til å fungere, for å overvinne disse hindringene. Hvis du sammenligner den nåværende digitale transformasjonen med den industrielle transformasjonen fra århundrer tidligere, kan du se noen paralleller. Transportbåndet ga skalerbarhet til industrien og tillot industrier som bil å ekspandere eksponentielt på bare noen få år. Programvare for arbeidsstyring bringer en samlebånd til digitalt arbeid for å bringe det samme nivået av repeterbarhet. Og hvis du er i en bransje som prøver å konkurrere med Facebook, Amazon, Netflix, AirBnB eller en lignende digital forstyrrer, kommer du til å kjempe en oppoverbakke kamp hvis du ikke utstyrer lagene dine med de samme verktøyene som de bruker.

PCM: Når PM-programvaren utvikler seg, hvordan vil ting som kunstig intelligens (AI) og maskinlæring (ML) påvirke det menneskelige elementet som er involvert i PM?

AF: Prosjektledere er i en flott posisjon til å bli hjulpet av AI og ML, mer spesifikt, med å bidra til å estimere og finne risiko og ineffektivitet i repeterbare arbeidsflyter. Prosjektledere vil gradvis bevege seg inn i arbeid som legger vekt på mer menneskelige ferdigheter som kreativitet, strategi og empati, som er avgjørende for at prosjekter skal lykkes.

Denne dynamikken er ikke enestående på arbeidsplassen. Før digitale regneark, for eksempel, innebar regnskapsjobber mye manuell matte eller matematikk ved bruk av enkle kalkulatorer. Det var enormt tidkrevende, kanskje sjeleknusende arbeid, og selskaper hadde team av mennesker som gjorde det. Da regneark kom rundt, ble disse jobbene omgjort fra aritmetikk til analyse, noe som gjorde dem mer verdifulle for selskaper og mer interessante for arbeidere. Det drepte ikke jobber, det økte verdien av dem. Digitale og online regneark har vært i bruk i flere tiår nå, og ansettelsen av regnskapsførere er faktisk anslått å vokse 10 prosent fra 2016 til 2026, raskere enn gjennomsnittet for alle yrker.

PCM: Har du opplevd en forskjell i hvordan yngre ansatte og eldre ansatte blir påvirket av operasjonell prosedyre? Hvordan kan PM-programvare gjøre alle generasjoner hvis de ikke er lykkelige, i det minste i det minste lykkeligere over måten arbeidet blir gjort på?

AF: De fleste forskjellene vi fant var rollebaserte, ikke generasjonsbaserte, noe som viser at utfordringene med operativ ineffektivitet ikke nødvendigvis bryr seg hvor gammel du er eller hvor mye erfaring du har. De to største manglene som er rapportert i organisasjoner når det gjelder verktøy som kan forbedre driften, er "Single Source of Truth" og "Automation", og PM-programvare kan definitivt forbedre driften i disse forhold.

En sannhetskilde sikrer at alle jobber med den mest oppdaterte informasjonen og reduserer tiden de bruker på å vente på at andre skal gi dem tilgang til data, filer eller beslutninger de trenger for å få tilgang til gjøre jobbene sine. Arbeidsstyringsprogramvare i skyen skaper justering mellom team og gir alle synlighet i statusen til prosjekter.

Automatisering bidrar til å redusere repeterende arbeid med lav verdi, slik at arbeidstakere kan fokusere på de mest nyskapende og interessante delene av jobbene sine, uten å bli begravet i datainnføring, duplisering og distribusjon. Arbeidsstyringsprogramvare automatiserer strukturen i arbeidet og fungerer som et transportbånd for å sikre at hvert prosjekt følger lignende trinn, slik at de vil resultere i konsistente resultater av høy kvalitet, selv i skala.

PCM: For ofte, når vi tar opp disse spørsmålene, har vi en tendens til å tenke på dem når det gjelder et kontor (dvs. en fysisk struktur der folk møtes og jobber). Men ettersom flere bedrifter tillater eksternt arbeid eller arbeid på tvers av flere regioner på forskjellige språk, hva kan PM-programvare og bedre operativ forståelse gjøre for å hjelpe disse selskapene?

AF: Den største barrieren for å arbeide i henhold til undersøkelsen vår er "å få andre team til å gjøre det arbeidet jeg trenger." For eksterne arbeidere antar jeg at dette problemet kan være sammensatt fordi det er vanskeligere å gå bort til noen på skrivebordet og minne dem om at du venter på noe. PM-programvare skaper på en måte et virtuelt fabrikkgulv for kunnskapsarbeid der du kan se hva som står i kø, hva statusen er, og ping kollegaene dine forsiktig hvis noe ser ut som det kan falle gjennom sprekkene.

Hos Wrike har vi team som spenner over flere kontorer og bruker skyløsninger; vi samarbeider alltid, selv når vi ikke gjør det eksplisitt. Hvem som helst kan kaste seg inn på prosjekter, låne ut kompetansen sin og sørge for at ingen jobber på en øy, selv om de er de eneste Wriker i regionen deres. Det gjør at vi kan dele kunnskap, ideer til idédugnad og utvide vår kultur for kontinuerlig forbedring rundt om i verden.