Bransjens innsikt: hvor skal dokumenthåndtering?

Dokumenthåndteringsverktøy (DM) gir forretningsbrukere makt til ikke bare å redigere filer, men transformere innholdsoppretting, effektivisere arbeidsflyter og drive en mer organisert virksomhet totalt sett. Disse verktøyene, som ofte utnytter PDF-filer, har vært så allestedsnærværende at du sannsynligvis bruker DM-administrasjon i det daglige arbeidslivet uten å ha tenkt mye på det. Fortsatt fortsetter feltet å utvikle seg og modernisere hele tiden.

Vi snakket nylig med Eugene Xiong, grunnlegger og Styreleder i Foxit Software Inc., om hvordan det konkurrerende landskapet endrer seg når det kommer til PDF-teknologi og noen av utfordringene virksomheter fremdeles står overfor når det gjelder denne allestedsnærværende teknologien. I vår diskusjon dekket vi gjeldende retning av DM og noen spådommer om intelligente funksjoner i rommet.

PCMag (PCM): Hvor ser du DM-plassen som en helhet gå de neste 18 månedene?

Eugene Xiong (EX): En ting vi ser spesielt er at DM øker fokuset på å gi det enkelte dokument en nyfunnet følelse av identitet. Det er veldig vanskelig å ha en full, total digital arbeidsflyt med dagens standard DM-systemer. Noen ganger må du laste ned filen fra systemet og deretter bruke et annet verktøy for å behandle den. I så fall er dette dokumentet fullstendig utenfor kontroll av dokumentsystemet.

For flere år siden utviklet vi en teknologi vi kaller ConnectedPDF . Den grunnleggende ideen var at hvis vi utnyttet forbindelsene som er innebygd i dokumentet, ville det gi filen mer mening. Tilkoblet PDF fungerer slik: Når et dokument er delt, kan skaperen følge med på hvem som har mottatt det, hva de gjorde med det, og se når oppgavene ble fullført. Det tilbyr også sterk tilgangskontroll til enkeltbrukere. Alt dette skjer i sanntid. Du kan konfigurere PDF-tillatelser selv etter at filen er sendt ut.

Det var her vi innså at det endrede landskapet i DM-rommet handler om å gi selskaper mer kontroll over PDF-en og få den til å føles mye mer "levende" enn et standarddokument. Jeg tror fremover, innenfor den tidsrammen du nevnte, i løpet av et år eller to, tror jeg DM-systemer vil skifte fokus videre til selve dokumentet. Dette vil være trenden i stedet for bare å ha forskjellige systemer som ikke fungerer sammen. Det er det vi forhåpentligvis prøver å gjøre: å markedsføre dokumentet til et mer ledig rom basert på åpne standarder og også skytjenester. Vi bygger en sky som kobler alle de forskjellige dokumentene sammen.

PCM: Hva slags teknologier kommer til å påvirke DM i fremtiden? Ser du PDF-plassen implementere kunstig intelligens (AI) -funksjoner?

Eks: Jeg synes faktisk ikke det er riktig passform. Det er mye ustrukturerte data i PDF. Hvis du bare tar alle slags forskjellige PDF-filer og legger dem i en AI-motor, genererer det ikke meningsfulle resultater. Det vi prøver å gjøre er å forstå dokumentet litt mer, og fra å lage filen tilordner vi en ID til dokumentet. Dette gjør at dokumentet kan reise til forskjellige steder og forstå hva folk gjør om filen. Når vi har nok data om dokumentet, kan vi gå inn på å bruke AI ved å se på noen av de mer strukturerte dataene. Det kommer til å generere mye mer meningsfylt resultat.

Dokumenter i seg selv inneholder såkalte ustrukturerte data. Det er veldig vanskelig å hente ut data på en pålitelig og konsekvent måte fra noe som en PDF-hvitbok. Jeg synes det er veldig enkelt i disse dager å markedsføre AI i ditt produkt fordi det er veldig spennende teknisk. Sannheten i saken er at dokumenter bare var beregnet på konsum. De har mye ustrukturerte data som nåværende AI-teknologi bare ikke kan tyde effektivt. Når det er sagt, vil vi se flere initiativer for å trekke ut strukturerte data - ting som prisinformasjon, titler og navn - og som vil gi en mer meningsfull dokumentinformasjon til brukere og ledere. Det vil gi en mye større hjelp med tanke på økt produktivitet for kunnskapsarbeidere.

PCM: Hva bør små til mellomstore bedrifter (SMB) tenke på når det gjelder DM?

Eks: Det er et godt spørsmål, og små bedrifter må tenke mye på DM. Foxit i seg selv er ikke et stort foretak; vi er fremdeles en SMB selv. Og selv da ser vi fremdeles enorme mengder informasjon utvekslet i vår organisasjon og mellom oss selv og andre selskaper. Svaret på det er å bygge en komplett dokumentløsning som er skybasert og nettbasert.

Mange små bedrifter kan bli redde når de snakker om DM. De må betale mye penger og gjennomgår også mye arbeid for å distribuere, konfigurere og vedlikeholde de snille av DM-systemer. Vi ser at mange tilbydere, inkludert vi her på Foxit, i nærmeste fremtid kommer til å tilby en komplett løsning - ikke bare et DM-system, men også dokumentere produktivitetsverktøy. Vi har en brukervennlig, nettleserbasert PDF-versjon som tilbyr alle tilpasningsfunksjonene som ethvert annet produkt, men det krever ingen ekstra installasjon. Mindre bedrifter bør være fokusert på å ta i bruk lettere og mer fornuftige løsninger for PDF-driften deres.