Intuit quickbooks lønn gjennomgang og vurdering

Intuit introduserte en online lønnstjeneste i juni 2018 for å erstatte versjonen vi gjennomgikk i fjor (Intuit Enhanced Payroll, som fortsatt støttes av Intuit, men ikke lenger er tilgjengelig for nye brukere). Denne nye QuickBooks-lønningslisten kan brukes som et frittstående lønnsbehandlingssted eller integrert med QuickBooks Online. For et så ungt produkt er QuickBooks Payroll en fullt funksjonell applikasjon for lønnsbehandling som utmerker seg på noen områder, men mangler fleksibilitet og dybde hos konkurrenter i andre. Totalt sett tilbyr QuickBooks Payroll en enkel, forståelig brukeropplevelse og støtter ubegrensede lønningsløp.

Vi vurderte QuickBooks Full Service Payroll, som er den dyreste versjonen av QuickBooks Payroll til $ 80 per måned, pluss $ 4 per ansatt per måned. Hvis du trenger et mer lommebokvennlig verktøy, er QuickBooks Self-Service Payroll selskapets tilbud på nivå; Det er $ 35 per måned, pluss $ 4 per ansatt per måned. Selvbetjening mangler noen av de avanserte funksjonene som finnes i QuickBooks Full Service-lønn, for eksempel ekstra ombordstøtte, automatiserte betalingsskatter og direkte innskudd samme dag.

Tidlig assistanse

Onboarding er det desidert mest utfordrende, komplekse elementet i ethvert lønnssystem. QuickBooks full service lønn tilbyr ekstra assistanse der når du trenger det. Hvis du bruker nettstedet for å betale dine første ansatte og ikke har noen tidligere lønnsdata, bør du være i stand til å gå gjennom oppsettet på egen hånd (selv om chat og telefonstøtte er tilgjengelig fra 06.00 til 18.00) Stillehavstid, mandag til fredag).

Hvis du allerede har betalt ansatte, eller du bor i en tilstand som har kompliserte krav til lønnskatt, kan du sende inn historiske rapporter og la en lønnsagent gjøre oppsettet for deg. Hjelpefiler på stedet er fremdeles ganske sparsomme, og spørsmålene våre hentet mange treff fra QuickBooks Online, ikke Full Service Payroll. Jeg vil ikke nødvendigvis stole på veiledning levert av det elektroniske brukerfellesskapet, som Intuit tilbyr som en ressurs, fordi det ikke bare er bemannet av lønnseksperter. Andre hjelpealternativer er tilgjengelige, inkludert chat og e-post.

Mange konkurrenter tilbyr omfattende hjelp med oppsett også som en del av tjenesten deres. Hvorvidt dette er mer eller mindre enn hva QuickBooks Full Service Payroll gir, avhenger av leverandøren og situasjonen.

Standardoppsett

I likhet med konkurrentene, tilbyr QuickBooks Payroll en multistep-installasjonsveiledning for å komme deg til punktet der du kan kjøre din første lønn. Du gir først informasjon om virksomheten din og eventuelle tidligere lønn. Deretter kobler du nettstedet til kontoen som vil finansiere ansattes kompensasjon og lønnsskatt.

Å legge til dine ansatte er det mest tidkrevende trinnet i oppsettet. Noen nettsteder, som OnPay, har separate områder for oppgaver som å lage lønnsplaner og definere fordeler og annen forskuddstrekk. Andre, inkludert QuickBooks Payroll og Square Payroll, innlemmer alt dette i medarbeiderprotokollen. Lønningsliste for QuickBooks deler denne oppgaven inn i tre seksjoner, tilgjengelige ved å klikke på fanene: Lønn, profil og sysselsetting.

Den første delen, Betal, er den mest involverte. Du oppgir et navn, en dato, en e-postadresse og deretter går videre til betalingsplanen. Her, som i andre områder av nettstedet, bruker QuickBooks Payroll enkelt språk for å beskrive hvert element, ofte stiller det som et spørsmål, som "Hvor ofte betaler du Tina?" Du vil velge mellom de fire vanligste alternativene, deretter gi den et navn og oppgi neste lønningsdato og den siste arbeidsdagen for den perioden. Hvis du vil bruke lønningsdagen for andre ansatte du planlegger å gå inn, kan du merke av i en rute for å gjøre det. Du kan kjøre et ubegrenset antall lønningsløp.

"Hvor mye betaler du Tina?" er introduksjonen til neste oppgave; kan du legge inn en timepris, lønn eller bare provisjon, og deretter velge andre inntjeningstyper som kan gjelde (overtid, bonus, refusjon). QuickBooks Payroll tilbyr 21 standardpriser og lar deg opprette ubegrensede ekstra inntjeningstyper.

Hvis du gir ytelser, for eksempel syke- og feriepenger, må du fylle ut feltene for å beskrive formelen for å påløpe dem. Fradrag eller bidrag og pynt er neste. Du er begrenset til HSA-planer, helseforsikring, pensjonsplaner og fleksible kontoer, selv om du kan legge til lån og kontant forskudd og andre trekk etter skatt. De tre siste spørsmålene her er enkle: Du blir spurt om arbeidstakers W-4 forskuddstrekk, fødselsdato og kjønn, og betalingsmåte (direkte innskudd eller sjekk).

De neste to fanene åpner skjermer som er langt mindre kompliserte. Du klikker på Profil for å legge til kontaktinformasjon (tilpassede felt som Rippling-tilbud vil være velkomne her) og Ansettelse for informasjon som leiedato og arbeidssted. Når du har fullført en ansattrekord, kan du åpne den ved å klikke Arbeidere og deretter Ansatte. Alle dataene du nettopp skrev inn, vises under kategorien Ansattdetaljer. Å klikke på lønnssliste åpner nettopp det. Du kan også invitere ansatte til å få tilgang til informasjonen deres om W-2 og lønnsjekk fra et eget, passordbeskyttet sted. Patriot Software tilbyr mer data og verktøy for ansatte på portaler.

Nesten alt som er igjen i oppsettet er å legge inn din føderale, statlige og lokale lønnsskattinformasjon, noe som kan være en ganske utfordring. QuickBooks Payroll sender inn innleveringer og betaling selv, men du må oppgi bakgrunnsinformasjon. Patriot Software tilbyr mye hjelp på dette området, lenker til statlige og lokale byråer som kan hjelpe deg med å gi den nødvendige informasjonen. Intuuts lønnsagenter skal kunne hjelpe med dette elementet i onboarding-prosessen.

Entreprenører er separate enheter i QuickBooks Payroll. Du vil opprette postene deres - som selvfølgelig er langt mer forkortet enn de ansatte - på en egen skjerm. Du må også gjøre et eget lønningsløp for dem. OnPay, for en, lar deg håndtere begge typer arbeidere i samme prosedyre.

Lønnsløp

Som det er sant for all konkurransen, bør det å ta en lønn i QuickBooks Payroll bare ta noen få minutter, avhengig av hvor mange ansatte du har og hvor varierte inntjeningstyper og -timer er. Du klikker på Kjør lønningslink fra skjermbildet Oversikt eller Ansatte for å åpne listen over ansatte. Forsikre deg om at det er en sjekk foran alle arbeidstakere som må inkluderes i løpet, og angi antall timer i boksen i den aktuelle kolonnen (ordinær lønn, feriepenger, provisjon og så videre).

Når skjermen fremdeles er aktiv, er det et par ting du kan gjøre for å sjekke arbeidet ditt eller gjøre endringer. Klikk på tannhjulikonet øverst til høyre for å se en sjekkliste over tilgjengelige inntjeningstyper. Klikk i ruten foran det du vil legge til eller slette. Hvis du vil forsikre deg om at en ansattes kompensasjon og forskuddstrekk er korrekt, klikker du på blyantikonet ved siden av totalbeløpet. Skjermen som åpnes gir et omfattende blikk på den lønnsslippen: gjeldende (denne lønnsslippen) og årlig lønn, ansattes skatter og fradrag, og arbeidsgiveravgift og bidrag.

Hvis lønnsslipp av en eller annen grunn ikke skal påløpe ferie og sykefravær, kan du fjerne merket for den ruten. Nederst på skjermen er totaler for avspente timer brukt og tilgjengelig. Klikk OK hvis du har gjort endringer du vil lagre, eller klikk Avbryt (eller det store X-øverste høyre hjørne) for å lukke og komme tilbake til siden Kjør lønn.

Når du er fornøyd med at lønningslisten din er riktig, klikker du på Forhåndsvis lønningslisten (eller Lagre for senere hvis du vil avslutte og komme tilbake). Neste skjermbilde gir et omfattende blikk på den lønnslisten før du godkjenner den. Øverst på siden er den totale lønnsomhetskostnaden din, som deretter blir fordelt på nettolønn, ansatt og arbeidsgiver i antall og på et kakediagram. Nedenfor er en tabell som viser ansatte som er betalt i den kjøringen med kolonner for Total timer, Total lønn, ansattes skatter og fradrag og Nettolønn.

Den siste kolonnen, merket Sammenlign med sist, åpner en liten tabell som gjør nettopp det: sammenligner gjeldende lønnsslipp med den forrige. Jeg har ikke sett dette på noen konkurrerende side. Du kan også klikke på blyantikonet for å se en omfattende liste over kompensasjon og tilbakeholdelse før du klikker på Send lønn (eller Lagre for senere). Alt som gjenstår å gjøre er å angi sjekknumre om nødvendig og skrive ut lønnsstubber på neste side, og klikk deretter Fullfør lønn for å gå tilbake til oversikten.

Lønning samme dag er et alternativ for QuickBooks Full Service Payroll-abonnenter. Hvis du sender inn lønningslisten din innen klokken 7 stillehavstid, vil lønningslisten din være klar til å gå den dagen. Andre tilbyr denne tjenesten.

Mobile apper og rapporter

QuickBooks Payroll-mobilapper er tilgjengelige for Android- og iOS-operativsystemene, men de er ikke så omfattende som skrivebordets grensesnitt. Android-appen åpnes for fire ikoner. Du kan legge inn timer og kjøre en lønnsliste, men du kan ikke gjøre noen andre endringer i løpet.

Du kan imidlertid forhåndsvise lønningslisten din og se hvilke sjekker og direkte innskudd som må eller blir behandlet. Betalingshistorikk-ikonet åpner en liste over tidligere lønn. Du kan drille deg ned på disse datoene for å se underliggende detaljer. Skatter og skjemaer viser skjemaer og betalinger som er sendt inn. I tillegg kan du se veldig forkortede medarbeiderregistreringer - bare kontaktinformasjon og grunnleggende lønnsinformasjon.

IPhone-versjonen er annerledes. Det åpnes for listen over ansatte, med en stolpediagram som viser totaler for de siste fire lønnsreglene. Hvis du klikker på en ansattes navn, åpnes den samme korte posten som i Android-versjonen, og en lønningsdag-lenke øverst til høyre fører deg til en lønningskjøring. Du klikker på en arbeiders navn for å legge inn timer, klikker for å forhåndsvise og klikker for å godkjenne. En lenke øverst til venstre på skjermen åpner navigasjonsmenyen. Foruten lønn, kan du få tilgang til skatteinformasjon og lønnslogg, men det er også en lenke til innstillinger, som var fraværende i Android-versjonen. Her kan du stille påminnelser, sette opp Touch ID eller passord, slå av lyder og kontaktbilder av og på, og velge å la appen huske lønnstimene dine.

Rapporter er gode; det er 16 av dem, med begrensede tilpasningsalternativer - vanligvis bare datoperiode. Det er en bedre og mer fokusert gruppe enn hva Square Payroll tilbyr. De spenner fra ansattdetaljer til lønnsammendrag til totale lønnskostnader til arbeidstakers kompensasjon. Du kan skrive ut dem eller eksportere dem til Excel; Gusto tilbyr flere alternativer her.

QuickBooks Full Service Payroll utarbeider og arkiverer W-2-skjemaene automatisk. Den har selvfølgelig den informasjonen du trenger for 1099-tallet, men du vil komme på noen ekstra kostnader her for å få dem sendt til skattemyndighetene og entreprenørene dine. Før 16. januar er de tre første skjemaene $ 12.99. Skjemaene 4 til 20 er $ 2, 99 hver og skjemaene 21 og oppover er gratis. 16. januar går prisen opp til $ 14.99 / $ 3.99 / gratis. Eller du kan kjøpe et 1099-sett fra Intuit ($ 58.99 for 10 former og konvolutter); du må skrive ut og sende dem selv. De fleste nettsteder tilbyr denne tjenesten som en del av abonnementsprisene.

Fremtidige funksjoner?

Det er smart å starte sakte når du introduserer en ny applikasjon - spesielt en så krevende som lønn. QuickBooks-lønn er utfylt nok til å kunne lønne lønnen, og detaljnivået er bra og til og med utmerket noen steder. Men det mangler noe av fleksibiliteten og dybden som nettsteder som Gusto og Workful tilbyr, inkludert robuste ansattportaler, fokusert onlinehjelp, kundefelt i ansatters poster og en kjøligere mobil tilstedeværelse. Vi regner med at vi vil se QuickBooks-lønnsutviklingen vokse med årene.

Gusto er igjen vårt redaktørvalg. Vi gjennomgikk kjernenivået, men så spennende ny funksjonalitet i komplette og concierge-versjoner, inkludert integrert tidssporing på stedet og lønn på forespørsel (for tiden i begrenset testing). Gusto Core kombinerer et smart sett med funksjoner for en lang rekke små bedrifter med en ren, forståelig brukeropplevelse som forenkler det mest komplekse elementet i regnskap.

Hvis du vil ha flere anmeldelser av finansielle tjenester for deg selv og din lille bedrift, kan du ta en titt på våre oppsummeringer av de beste online regnskapstjenester og skatteprogramvare.