Proffene bør bruke virtuelle kredittkort, ikke bare betalte kontoer

Anta at neste gang du hører om et sikkerhetsbrudd hos et annet selskap, vet du at du ikke trenger å bekymre deg, uansett hvor stort bruddet var eller hvor mange kredittkortnummer som ble tatt. Anta at du visste at selv om de kriminelle fikk alle kredittkortdataene fra selskapet ditt gjennom en leverandør, var det ingenting de kunne gjøre med det. Dette vil være en enorm lettelse sammenlignet med hvor mange føler det nå, når hvert eneste store brudd har dem febrilsk på jakt etter varsler om at dataene deres også ble tatt.

Heldigvis, med litt hjelp fra avdelingen Accounts Payable, trenger ingen IT-fagpersoner å bekymre seg for å miste kundens kredittkortnummer i brudd igjen. Årsaken er at det nå er ganske enkelt for selskaper å foreta betalinger ved å bruke virtuelle kredittkortnumre som bare er bra for en enkelt transaksjon. Når denne transaksjonen er fullført, er nummeret ubrukelig. Det har ikke noe å si om skurkene har nummeret, sikkerhetskoden og utløpsdatoer fordi ingen av den informasjonen kan brukes igjen. Dette kan skje når du konfigurerer kommersielle betalinger ved hjelp av virtuelle kredittkort, og deretter konfigurerer bedriftens regnskapsprogramvare slik at det hele skjer automatisk og transparent.

Hva er virtuelle kredittkort?

Virtuelle kredittkort har eksistert en stund, men inntil nylig eksisterte de for at forbrukere kunne foreta engangsbetalinger på nettet som en måte å beskytte mot tyveri av et kortnummer. For forretningsbruk var det de største selskapene som begynte å bruke virtuelle kortnummer for anskaffelser og reiser, generelt som en del av deres samlede kommersielle betalingssystemer.

Men nå er også virtuelle kortnummer tilgjengelig for kommersielle transaksjoner for mindre virksomheter. Den første støtten kommer fra MasterCard, et av de største navnene i finansnæringen, selv om andre betalingsleverandører sannsynligvis vil følge.

"Virtuelle kort er et av de hurtigst voksende områdene i bransjen, " sa Jeff Feuerstein, seniordirektør, store markedsprodukter og plattformproduktadministrasjon ved Mastercard. Han sa at fjorårets virtuelle kredittkortutgifter i USA var 122 milliarder dollar.

Feuerstein sa også at selskaper nå samarbeider med bankene sine for å foreta betalinger ved å bruke virtuelle kortnumre, og i prosessen utfasing av betalinger ved bruk av sjekker og automatiserte clearing house (ACH) betalinger. Han sa at kommersielle kunder opplever at virtuelle kortbetalinger er sikrere enn andre betalingsformer, og at de i tillegg vanligvis er rimeligere. I noen tilfeller kan selskaper til og med oppleve at de får en rabatt på betalingene.

Hvordan virtuelle kredittkort fungerer

For de fleste virksomheter brukes virtuelle kortbetalinger til anskaffelser og andre typer transaksjoner der de får frem en faktura på leveranser mot innkjøpsordrer. De blir også ofte brukt til betalingskostnader der det interne reisekontoret bruker et virtuelt kredittkort.

Hvordan prosessen fungerer avhenger av regnskapssystemet ditt og banken som du jobber med. Som et eksempel støtter MasterCard dette med sine egne to virtuelle betalingssystemer, kalt "MasterCard In Control for Commercial Payments" og "MasterCard In Control for Business Travel." Måten MasterCard håndterer dette varierer etter dine behov.

Det finnes for eksempel et nettsted for små eller sjeldne virtuelle betalinger. For de fleste virksomheter er det enkleste valget imidlertid å lage en ny type betalingsfil som definerer betalingene som skal gjøres ved hjelp av et virtuelt kortnummer. Den betalingsfilen overføres deretter til banken din der den behandles, og deretter utføres hver betaling i betalingsfilen ved å bruke et unikt, 16-sifret kredittkortnummer. Din leverandør ser aldri et ekte kredittkortnummer, så hvis de er overtrådt, vil det ikke gjøre noe.

Noen regnskapssystemer bruker ikke betalingsfiler, så for dem er det et applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API) som lar IT-ansatte integrere det virtuelle betalingssystemet i det eksisterende regnskapssystemet. Flere andre virtuelle betalingsprosessorer, for eksempel Bento Technologies 'Bento for Business, vil gi støtte for utviklere for å få APIene sine implementert i ditt regnskapssystem. Andre, som DivvyPays Divvy, kommer med brukergrensesnitt (UI) for noen av de vanligste forretningsregnskapssystemene.

Bruk en VPN for å sikre sikkerhet

For at alt dette skal fungere, må IT-personalet ditt kunne enten endre betalingsfilene eller legge API-støtten til det eksisterende regnskapssystemet. Fordi denne sensitive betalingsinformasjonen blir overført til finansinstitusjonen din, eller i noen tilfeller til leverandørene dine, trenger du et virtuelt privat nettverk (VPN) for å sikre sikkerhet. Og selvfølgelig vil regnskapsavdelingen din ha tilgang til utgiftspostene slik at de kan revidere dem.

For tiden tilbyr de fleste banker denne virtuelle betalingstjenesten gratis som en tjeneste for kundene sine, men dette kan variere fra bank til bank, så du bør sjekke før du forplikter deg. Dine leverandører vil få betalt akkurat som de ville gjort for andre kreditttransaksjoner, slik at ingen spesiell påmelding er nødvendig.

• De beste VPN-tjenestene for 2019 De beste VPN-tjenestene for 2019
• 5 ting du bør vite om virtuelle kredittkort 5 ting du bør vite om virtuelle kredittkort
• De beste tjenester for kredittkortbehandling for 2019 De beste tjenester for kredittkortbehandling for 2019

Det er verdt å merke seg at bruk av virtuelle kortnummer for betalinger har noen ekstra fordeler utover sikkerheten ved betalingen og friheten til å bekymre deg for leverandørbrudd. Ifølge Feuerstein er det noen viktige kapitalfordeler: siden det kan være 30 til 45 dagers forsinkelse for kapitalutgifter, blir kostnadssporing enkelt automatisert, og i mange tilfeller er det billigere å bruke denne kortbetalingsmetoden enn sjekker eller ACH betalinger. Ofte er det faktisk billigere enn å ta imot kontanter for varer eller tjenester.

Hensynet til å bruke virtuelle kredittkortnumre er imidlertid sikkerhet. Hackerne som bryter en av leverandørene dine vil ikke ha kredittkortnummer de kan bruke, uansett hvor hardt de prøver og uansett hvor svak sikkerheten hos leverandøren kan være. Og det er verdt mye.