Microsoft, google, zoho: den beste kontorpakken for de proffene

Å flytte virksomheten din til en skybasert produktivitetssuite er ikke noe noe selskap påtar seg lett. Det er mange faktorer som kan motivere en slik bevegelse, og til og med elementer i virksomheten din som vil bli berørt av beslutningen. Derfor bør du vurdere dem alle før du hopper inn. Motivatorer kan være alt fra sentrale brukere som blir forelsket i en ny funksjon til et behov for nye verktøy for å hjelpe en mer mobil arbeidsstokk.

Lisensiering er også ofte en motivator, med skyserverte produktivitetssuiter sett på som et effektivt kostnadsreduksjonstrinn. Men en ofte oversett faktor er effekten et slikt trekk har på IT-fagfolk. Å ignorere dette kan være en feil, fordi IT har jobben med å integrere den nye suiten med alle organisasjonens back-end-servere og databutikker, i tillegg til å holde brukere på den nye suiten fungerer trygt og pålitelig uansett hvor de er.

Å administrere et stort antall brukere og deres produktivitetsprogramvare for kontorer kan være en vanskelig oppgave, og å ha den suiten servert fra en egen organisasjon via skyen i stedet for å installere og administrere lokalt gir både nye fordeler og nye vanskeligheter. For eksempel blir det akutt vondt hvis du trenger å gjøre et stort antall endringer (for eksempel å fjerne tilgang til et bestemt dokument eller fildeling) som påvirker en lang liste over brukere. Automatisering av oppgavene blir da viktig, og det samme gjelder å sørge for at den nye suiten fungerer bra med automatiseringsverktøyene dine IT-ansatte vil bruke. Det kan ganske enkelt være en skriptemotor, for eksempel Microsoft Windows PowerShell, eller det kan være en bedriftskatalog styrt av en IDM-plattform, for eksempel Okta Identity Management.

Sikkerhetskopiering er et annet område som bør angripe enhver IT-proff. Med den nylige anstrengelsen av ransomware-angrep, må sikkerhetskopiering være et problem foran og sentrum. Hvor lagres dokumentene til den nye kontorproduktiviteten din? Er det stedet trygt fra ikke bare ransomware, men også fra angrep fra andre former for skadelig programvare? Hvis det korte svaret ditt på det første spørsmålet er "i skyen", blir svaret på hvorvidt dataene dine er sikre eller ikke "kanskje." Hvis dine lokale dokumenter synkroniseres med skylagring og det lokale systemet ditt blir kompromittert, er det ganske mulig at de to blir synkronisert, og du vil miste begge kopiene, ikke bare det lokale.

Å holde data trygt har blitt et sentralt fokus for IT-ledere. Det er mange gode løsninger for sikkerhetskopi av cloud-tjenester som er tilgjengelige for å hjelpe dem, spesielt Zetta Data Protection, vår vinner av redaktørenes valg i den kategorien. Produkter som Zetta Data Protection har agenter plassert på serverne dine og brukernes forskjellige dataenheter som lar dem administrere sofistikerte sikkerhetskopieringsoperasjoner for alt det lokale og mobile utstyret til skyen. Dette inkluderer ikke bare skylagringslagre som administreres av backup-leverandøren, men også andre lagringsmål som IT-personalet utpeker, for eksempel en lokal server eller en annen skyleverandør som Amazon Web Services (AWS). Bortsett fra en grunnleggende sikkerhetskopi, implementerer disse verktøyene også inkrementelle sikkerhetskopier og vanligvis en Point-in-Time (PIT) gjenopprette evne. Det siste er når programvaren klikker en sikkerhetskopi av et komplett enhetssystem for en bestemt tidsstempel. Hvis du er ordnet organisert, betyr dette at du effektivt kan ha ett eller flere øyeblikksbilder av hele miljøet fra før et angrep skjer. Så alt du trenger å gjøre er å finne en kopi av kritiske dokumenter som ble arkivert før et ransomware-angrep eller bare rulle hele miljøet tilbake til en tid før infeksjonen.

Det er bare et lite glimt av problemene som bredt distribuert programvare, for eksempel produktivitetssuiter, kan ha på IT-operasjoner. Så mens våre kjernevurderinger av topp skyserverte produktivitetssuiter, inkludert Google G Suite, Microsoft Office 365 og Zoho Office (som følger med Zoho Docs), fokuserer på funksjonene brukerne trenger, bestemte vi oss her for å se på de samme produktene fra en IT-proffs synspunkt. Vi lurte på: Hvilken av disse suitene gjør mest for en IT-proff som har til oppgave å distribuere, administrere og sikre en produktivitetssuite for både små og mellomstore bedrifter (SMB) og bedrifter?

Google G Suite

Google har sakte utvidet sin produktivitetssuite på kontoret i løpet av de siste årene, med det første tilbudet beregnet på enkeltpersoner eller i beste fall små team. De siste årene har det imidlertid gjort store fremskritt med tilbudet, som du sannsynligvis husker som "Google Apps", men som selskapet nylig har gitt nytt navn til "G Suite" og oppdatert med et tyngre fokus på forretningsbrukere. Fra en IT-administratorperspektiv er brukergrensesnittet (UI) rent og enkelt. Håndtering av oppgaver som tilbakestilling av passord og gruppeadministrasjon krever et minimalt antall klikk. Enkel integrasjon med andre Google-tjenester, for eksempel Google Drive, gjør manipulering og deling av informasjon raskt. Brukere kan også lagre vedlegg til Google Team Drives, som ligner på Team Sites-funksjonen som finnes i Microsoft SharePoint. Google Team Drives gir enkel, kontrollert tilgang til dokumenter av en gruppe i stedet for bare av en person.

Basistilbudet til Google G Suite koster $ 5 per måned per bruker. Det kommer med Gmail for forretnings-, tale- og videokonferanser og smarte delte kalendere, dokumenter, regneark og presentasjoner. Den kommer også med 30 GB skylagring. Virksomhetstilbudet koster $ 10 per måned og legger til en rekke andre muligheter, inkludert arkiv- og oppbevaringspolicyer for e-post og chat, eDiscovery for e-post, chats og filer; opptil 1 TB lagringsplass og revisjonsrapporter. Enterprise-tilbudet gir forebygging av tap av data for Gmail og Google Drive, tredjeparts arkiveringsintegrasjon og forbedret sikkerhet, pluss loggeanalyse ved bruk av BigQuery.

Du kan implementere litt automatisering via Googles applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API) ved å bruke et hvilket som helst antall forskjellige programmeringsspråk, selv om dette betyr at du trenger litt programmering eller DevOps talent på IT-staben din. Du må bruke Admin software development kit (SDK) for alt automatiseringsarbeid, som er tilgjengelig på Googles nettsted. Men igjen, dette krever faktiske programmeringsevner for å kunne bruke. Google leverer dokumentasjon og opplæringsprogrammer med eksempelkode som hjelper deg å komme i gang, og du vil også finne ganske mange YouTube-videoer om emnet, men dette er ikke en oppgave som programmering av neofytter vil være enkel. Som et alternativ gir forretningstilbudet også tilgang til Google App Maker, Googles utviklingsskjema for lav kode for å bygge forretningsapper gjennom et visuelt dra-og-slipp- og skjemabaserte grensesnitt som ikke krever koding for grunnleggende appoppretting.

Varsler er en måte å varsle en IT-administrator når en hendelse som trenger oppmerksomhet oppstår. Google bruker en av / på-bryter for å aktivere eller deaktivere varsler fra en liste over mulige hendelser. Mens listen er noe begrenset, dekker den de fleste hendelser som vil være av interesse for en IT-administrator, inkludert sikkerhetsproblemer og tjenestevarsler for appbrudd.

På sikkerhetsfronten, fordi en bedrifts Google G Suite-konto kommer med e-post, blir effektiv administrering av brukere en grunnleggende katalog, spesielt for små og mellomstore bedrifter (SMB) som kanskje ikke trenger den dypere funksjonaliteten som tilbys av en fullskala IDM-plattform. Likevel støtter Google noen ganske sofistikerte funksjoner her, inkludert tofaktorautentisering (2FA) på kontonivå. IT-administratorer kan kreve 2FA som består av et passord pluss en bekreftelseskode. På Enterprise-abonnementsnivå kan en IT-administrator velge å tillate bare sikkerhetsnøkler som krever en fysisk enhet, for eksempel en USB-dongle eller en smarttelefon. Dette eliminerer behovet for en spesiell kode og tilfører det ekstra laget å kreve en fysisk enhet. IT-administratorer kan tillate integrasjon med eksterne autentiseringstjenester, for eksempel Microsoft Active Directory (AD) eller Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) og andre kilder som er kompatible med SAML (Security Assertion Markup Language). Google bruker også 128-biters eller sterkere AES-kryptering for alle data i ro. Data i transitt benytter seg av HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS) og forward Secrets (FS). Det siste er en teknikk ment for å sikre kommunikasjonskanaler ved å blokkere forsøk på å tilbakekryptere eldre

Google tilbyr både hermetiske rapporter som du kan kjøre når som helst fra admin-dashbordet, så vel som et rapport-API som lar deg lage dine egne tilpassede rapporter. Hermetiske rapporter inkluderer aktivitet, appbruk, sikkerhet og en rekke revisjonsrapporter. Tilsynsrapportene gir detaljert informasjon om ting som oppretting av konto og gruppe, brukerpåloggingsaktivitet, oppretting og sletting av filer, og et e-postsøk. Hver av disse tilsynsrapportene har en filtreringsevne for å redusere mengden informasjon som returneres. Hendelsesnavn er spesifikke for hver type revisjon, men gir en måte å raskt se ting som mislykkede pålogginger.

Som nevnt tidligere tilbyr Google Team Drive, som fungerer som et arkiv for en angitt gruppe brukere som er beregnet på rask fildeling og samarbeid. Administrative funksjoner inkluderer administrering av medlemskap, kontroll av tillatelser for ting som filoverføring og deling av lenker, og overføring av eierskap fra en bruker til en annen. IT-administratoren har også veldig detaljerte kontroller over hvordan filer deles av teammedlemmer. Globale standardverdier er satt på siden "Innstillinger for Disk og Dokumenter".

Microsoft Office 365

Microsoft har alltid arkivert med virksomheter i tankene, og den erfaringen viser i Office 365. Plattformens Admin Center er det primære inngangspunktet for alle administrasjonsoppgaver i Office 365. Startsiden for dashbordet presenterer vanlige aktiviteter som Legg til, slett, rediger en bruker, administrer fakturering og mer på individuelle paneler kalt kort. Disse kortene kan slettes eller omorganiseres etter dine behov, noe som gjør det enkelt å lage en tilpasset side som viser bare informasjonen en IT-pro trenger for å overvåke gjeldende status, administrere brukere eller administrere innstillinger for bedriftskontoer.

Microsoft tilbyr en Office 365 Admin-mobilapp for Android, iOS og Windows Phone. Dette praktiske verktøyet lar deg utføre de fleste typiske IT-administratorfunksjoner direkte fra telefonen. For ekstra sikkerhet gir mobilappen en påloggings-PIN for å forhindre uautoriserte handlinger hvis du mister telefonen. Mens du kan nå IT-admin-sidene for både Google G Suite og Zoho Office fra mobilnettleseren, er Office 365 for øyeblikket den eneste av de tre med en dedikert mobilapp. Og selvfølgelig har den også brukervendte versjoner av sine kjerneapper tilgjengelig for Android, iOS og Windows Phone.

Microsoft introduserte Windows PowerShell tilbake i 2003 under kodenavnet "Monad." Siden den gang har selskapet investert mye i å utvide denne nye skript- og automatiseringsmotoren, noe som har resultert i PowerShell Core og Office 365 PowerShell. Denne utvidelsen til PowerShell inneholder en rekke verktøy for å administrere brukerkontoer og lisenser. Microsoft tilbyr et Office 365 Admin-senter for å administrere de primære funksjonene og konfigurasjonspunktene som trengs av en IT-administrator; En viktig ting å merke seg er imidlertid at noen funksjoner bare kan administreres gjennom PowerShell. Dette betyr at en viss fortrolighet med skripting vil være nødvendig for å holde Office 365 optimalt i gang.

Imidlertid kan IT-butikker som bruker Microsoft-produkter på enten frontend eller back end, finne betydelige fordeler ved å investere i viss kunnskap om PowerShell. For eksempel er det mye enklere å bruke bulkoperasjoner på et stort antall brukere ved å bruke PowerShell. PowerShell lyser også når du trenger å filtrere data eller utføre operasjoner, for eksempel å beregne antall elementer i alle Microsoft SharePoint Online-lister som er under din kontroll. Hvis du administrerer Office 365 i skyen med andre Microsoft-produkter på stedet eller andre steder i skyen, kan det være mye lettere å knytte dem sammen med PowerShell.

For IT-proffe som ønsker å utvikle sine Office 365-ferdigheter, tilbyr Microsoft en spesiell Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) -sertifisering for Office 365. Denne sertifiseringen krever at du må bestå to eksamener, inkludert eksamen 70-346: Administrere Office 365-identiteter og krav og eksamen 70-347: Aktivering av Office 365-tjenester. Microsoft tilbyr to forberedelsesøkter for videoeksamen på nettstedet for utviklernettverket Channel 9 som du kan se for å forberede deg på denne eksamenen. Disse læringsressursene forbereder deg ikke bare på eksamen, de formidler også nyttig kunnskap for folk som er belastet med å administrere Office 365 til et stort antall brukere, inkludert oppgaver som å sikre data, administrere brukere og Office 365 PowerShell.

Oppretting av nye Office 365-kontoer kan også gjøres med PowerShell. Ved å bruke PowerShell New-MsolUser cmdlet (som står for "command-let"), er det mulig å lese en liste over navn fra en CSV-fil med komma-separerte verdier og deretter opprette den brukeren automatisk, inkludert ikke bare tillatelse til Office 365, men også til en Outlook-e-postkonto og en AD-oppføring underlagt standardinnstillinger eller tilpassede gruppepolicyinnstillinger. For å hjelpe med det, er Office 365 dypt knyttet til Microsoft Azure AD, som kan kobles til et lokalt AD-domene. Denne integrasjonen gir sømløs brukerautentisering mellom lokale datamaskiner, ressurser og Office 365. Med AD er den de facto industristandarden for datamaskingodkjenning, gjør det å bruke Office 365 så mye enklere, spesielt for organisasjoner som allerede bruker det på stedet.

Office 365 støtter flere metoder for 2FA, inkludert samtale eller tekst til en mobiltelefon, samtale til en kontortelefon, eller ved å bruke en spesiell varslingsapp tilgjengelig for Android-, iOS- og Windows Phone-enheter. Innstillinger for multifaktorautentisering (MFA) kan tilordnes på individuell brukerbasis. Overvåking av statusen for å aktivere denne innstillingen skjer på brukerskjermen på Office 365 Admin Center. Visningen av aktive brukere viser Deaktivert, Aktivert eller Tvang for hver bruker. Aktivert betyr at brukeren er registrert i MFA, men har ennå ikke fullført registreringsprosessen. For ytterligere sikkerhet bruker Microsoft en rekke forskjellige krypteringslag for å beskytte dataene dine. Hver kontoadministrator får tilgang til portalens Service Trust Preview, som gir detaljer om Microsofts fulle sikkerhetsstrategi.

Microsoft tilbyr en rekke prisplaner for Office 365, som starter på $ 8, 25 per bruker for små bedrifter og $ 20 per bruker per måned for Enterprise E3-abonnementet. Fra et IT-proffs perspektiv er det ingen foretrukne prisnivåer for administrasjon av Office 365; styringsverktøyene er de samme på alle prisnivåer. Avanserte funksjoner, for eksempel forebygging av tap av data, hjelp til samsvar og avansert trusselbeskyttelse, krever alle en E3-lisens, som koster $ 35 per bruker per måned. Som med Googles lavkodeverktøy, har Office 365 også tilgang til Microsoft PowerApps for å bygge apper uten behov for kodingskompetanse.

Endelig gjør Office 365 det også enklere for IT-proffene å kombinere den grunnleggende kontorproduktivitetssuiten med mer avanserte verktøy for å gi brukerne flere muligheter fordi det enkelt integreres med mange av Microsofts andre forretningsplattformer. Disse plattformene inkluderer den nye Dynamics 365-regnskaps- og kundeforholdsplattformen (CRM), Microsoft Power BI-forretningsintelligens (BI) -appen, og den nevnte Microsoft SharePoint Online-plattformen, for å nevne noen. Zoho tilbyr også denne typen integrasjon med sin lange liste over apper, men Microsofts suite tilbyr en funksjonsdybde og bedriftsdesign som fremdeles er uten sidestykke.

Zoho Office

Zoho Office kommer som en del av et Zoho Docs-abonnement, hvor sistnevnte er Zohos skyplattform, samarbeid og fildelingsplattform. Det gir et lignende sett med apper og fillagring som for både Google G Suite og Office 365. Et tilbud på inngangsnivå er gratis for opptil 25 brukere og gir 1 GB online lagring pluss administrasjonskontroller online. Betalte nivåer øker lagring per bruker til 100 GB for $ 5 per måned og 1 TB til $ 8 per måned. Du må være på Premium-nivået for å kunne dra nytte av alle funksjoner, inkludert AD- og SAML-integrasjon. Premium-nivået er også nødvendig for avanserte datastyringsfunksjoner, inkludert sporing av alle dokumenter som er opprettet ved bruk av produktet.

Å legge brukere til Zoho Office krever en registreringsprosess, som startes fra en e-post. En liste over brukere å invitere kan legges inn fra en CSV-fil som viser alle brukerens e-postadresser. Den samme funksjonen kan utføres programmatisk ved å bruke Zoho Mail API. I Googles G Suite, for eksempel, hvis du trenger å endre avdelingsnavnet for en hel gruppe brukere, vil du gjøre det gjennom Googles API ved å skrive et kort program som leser listen over brukere fra en fil (vanligvis en CSV-fil) og kaller deretter API-funksjonen som kreves for å legge brukerne til den nye avdelingsgruppen. I Zoho er det ganske enkelt Zoho Mail API. Dette høres sammensatt ut, men med litt programmeringsopplevelse er det ikke så vanskelig å gjøre. Likevel er det mer komplisert enn å utføre den samme oppgaven ved å bruke Microsoft AD, som dette for det meste vil være en veiviserbasert operasjon. Zoho Office bruker et representativt statsoverførings-API (REST) ​​-basert for all ekstern interaksjon, slik at du kan bruke ethvert skriptspråk du ønsker å automatisere oppgaver og også integrere (minst på et høyt nivå) med et stort antall andre programvare-som -a-Service-apper (SaaS) som også har standardisert på REST.

Fra et automatiseringsperspektiv er API-funksjonalitet for Zoho Office litt forskjellig fra de to andre produktene. Alle Zohos apper er integrert som standard. For å programmere manipulere brukere, må du få tilgang til Zoho Mail API. Listen over tilgjengelige funksjoner er ganske omfattende, inkludert muligheten til å endre brukerens 2FA-status. Konto-API-en legger til tilleggsfunksjoner, inkludert muligheten til å endre regler for videresending av e-post og autosvar-meldinger på ferie.

Zoho Office støtter kryptering under transport når du synkroniserer filer mellom en brukers enhet og nettskyen. Den underliggende teknologien inkluderer en RSA-basert, 2048-biters unik nøkkel generert gjennom Perfect Forward Secrecy (PFS) sammen med Transport Layer Security (TLS) -protokollen. Data er beskyttet flere steder for å forhindre tap av data. I tillegg kan 2FA aktiveres for brukere som et første bekreftelsestrinn.

Zoho Office kommer som en mobilapp for både Android og iOS. Selskapet tilbyr ikke en mobil IT-admin-app, men du kan få tilgang til hele nettstedet fra hvilken som helst nettleser. Mens de fleste administrasjonsoppgaver kan gjøres fra en mobil nettleser, gjør en større skjerm prosessen enklere.

Totalt sett synes Zohos styrke å være mindre i de avanserte funksjonene som tilbys i Zoho Office enn i det store antallet andre produkter Zoho har i sin portefølje, som alle integreres ganske enkelt med produktivitetssuiten. Disse produktene er varierte, inkludert de for regnskap, BI, CRM, salgssted (POS), og mange andre, inkludert selskapets lavkodede Zoho Creator-plattform for å konkurrere med de visuelle appskapingsmulighetene til G Suite og Office 365. Dette betyr at IT-proffene kan lage et ganske målrettet verktøysett for mange forskjellige typer virksomheter ganske enkelt ved å velge riktig kombinasjon av programvare. Ulempen er at disse verktøyene ikke er like tilpassbare fra et automatiserings-, brukergrensesnitt- og arbeidsflytsynspunkt som de i Microsofts portefølje. På den annen side er de godt priset og setter Zoho et skritt foran Google ettersom sistnevnte ganske enkelt ikke tilbyr de fleste av disse andre verktøyene (med unntak av BI og dataanalyse).

Bunnlinjen

Office 365 er vårt topp valg fra et IT-proffs perspektiv. Siden 365 er bygd på en IT-orientert programvare- og brukeradministrasjonsplattform i form av AD, har Office 365 ganske enkelt flere IT-verktøy for IT-proffer å utnytte enn de andre aktørene. Microsoft legger til det med et hav av flere verktøy og ressurser, som de i Trust Center og Office TechCenter, på toppen av å tilby en rik kilde av skyinfrastruktur og administrasjonsverktøy i Microsoft Azure som i det vesentlige muliggjør "snap-in" -integrasjon med Office 365.

Selv om Google og Zoho tilbyr noe av denne funksjonaliteten, samsvarer de ikke helt med poeng for punkt, selv om Google kommer nær med administrasjons- og infrastrukturverktøyene det tilbyr via Google Cloud. Når du vurderer at Office 365 enkelt kan utvides med skyversjoner av Microsofts mest populære back-end-serverprodukter, som Dynamics 365, Exchange Online og Microsoft SharePoint Online, blir Google den svakere spilleren, og bare Zoho har en konkurrerende programvareportefølje (selv om produktene er mer SMB-fokuserte, mens Microsoft sikter rett mot bedriften).

Totalt sett gjør Google G Suite fremskritt og vil appellere til de som leter etter et Microsoft-alternativ. Selv om det ikke helt samsvarer med autentiserings- eller automatiseringsfunksjonene, gir det enkelheten til Gmail å utføre IT-administratoroppgaver. Zoho Office er det minst kostbare av alle tre, og tilbyr noen interessante funksjoner som 1 TB lagring per måned for $ 8. På ulemper manglet administrasjons- og rapporteringsverktøyene noe. Automatisering kan oppnås, men ikke på samme nivå av funksjonalitet som finnes i de to andre produktene.