Gjennomgang og vurdering av Onpay

Skybasert lønnstjeneste OnPay endret seg betydelig før vår forrige gjennomgang, og nå er den lagt til enda mer funksjonalitet og fleksibilitet. Nettstedet er en komplett lønnsløsning, slik at ledere kan lage omfattende ansatteposter og kjøre ubegrensede lønnsregler per måned. Den leverer flere tilpassbare rapporter og håndterer beregning og betaling av alle lønnsskatter. Nye funksjoner inkluderer et dashbord for sporing av samtaler om PTO, et dokumenthvelv, elektroniske ombordstandsdokumenter og oppdaterte ansattportaler. Mangelen på en dedikert mobilapp gjør det imidlertid vanskelig å utføre lønnsoppgaver eksternt, og brukeropplevelsen er ikke så god som Editor's Choice Gusto's.

Priser og oppsett

OnPay har opprettholdt sin forrige pris på $ 36 per måned pluss $ 4 per ansatt per måned, som lander den omtrent på midten av nettstedene vi vurderte. Patriot Software's full service-lønn har en basispris på $ 25 per måned ($ 10 hvis du er villig til å arkivere og sette inn dine egne skatter), pluss $ 4 per ansatt per måned. Square Payroll er derimot $ 29 per måned, pluss $ 5 per ansatt per måned. Gusto starter $ 39 per måned, pluss $ 6 per ansatt per måned. QuickBooks Full Service-lønn er den dyreste, til $ 80 per måned, pluss $ 4 per ansatt per måned.

Oppsett er den mest arbeidskrevende, vanskelige delen av å bruke en liten virksomhets lønnsøknad. Ikke bare er det hundrevis av detaljer å legge inn, men nøyaktigheten er også helt kritisk. Arbeidet du gjør her har en enorm innvirkning på dine ansattes levebrød, åpenbart, så vel som deres tilgang til selskapets fordeler. I tillegg ser ikke finansbyråer pent på forsinkede, uriktige eller manglende betalinger.

Hvis dette gjør deg nervøs eller bare høres ut som for mye arbeid, kan du få hjelp ved å kontakte OnPay og la en lønnsekspert der gjøre den første dataregistreringen - uten kostnad. Faktisk vil OnPay legge inn tidligere lønnsdata (en oppgave som kan være veldig tidkrevende), og selskapet tilbyr en full nøyaktighetsgaranti. Hvis noen av disse historiske dataene er lagt inn feil, tar OnPay det totale ansvaret.

Hvis du velger å gjøre oppsettet selv, kan du dra nytte av OnPays femtrinns installasjonsveiviser, introdusert i fjor. Du må først legge inn grunnleggende informasjon om selskapet ditt, inkludert kontaktinformasjon, offisersinformasjon og bankruting og kontonummer. Hvis dette ikke fullføres grundig og nøyaktig, vil du ikke kunne fortsette med installasjonen.

Oppsettprosessen tar deg gjennom fem trinn i rekkefølge. Først legger du til lønnsplaner (ukentlig, annenhver uke, månedlig og så videre). Du kan lage flere tidsplaner om du vil, og du kan også betale ansatte på forskjellige tidsplaner. Dette er mer fleksibelt enn hva Gusto tilbyr. Deretter legger du til selskapets arbeidsområder. Etter det går du videre til å bygge ansattes profiler, som er en av de mer arbeidskrevende oppgavene i installasjonsprosessen.

Du har to alternativer her: Du kan enten opprette hele posten selv eller invitere ansatte til å oppgi sin egen - selvfølgelig uten unntak av kompensasjonsdetaljene. Patriot Software og andre tilbyr lignende alternativer. Ny ansatt-skjermen viser syv faner; Hvis du klikker på hvert, tar du deg til et annet skjermbilde for dataregistrering for å gi informasjon om kompensasjon, skatter, fradrag og fridagspolitikk. Ansattes dokumenter lagres nå også her, inkludert eventuelle dokumenter, for eksempel W-2-skjemaer, som ansatte har sendt inn elektronisk.

Ansattstrinnet er det mest involverte: Det dekker mye grunn. Du definerer periodiseringspolicyer her, for eksempel hvor mange timer de ansatte må jobbe for å tjene PTO, syketid og så videre, samt hvilke lønnsartikler du bruker (inkludert vanlige timer, lønn, overtid og bonus). OnPay støtter tilpassede felt her og andre steder på nettstedet - mange av dem. Faktisk tilbyr det flere av disse enn konkurrenter gjør (de som i det hele tatt tilbyr noen).

Du vil også bruke mye tid på å sette opp fradragene - primært helseforsikring og pensjonsplaner du tilbyr. Du kan også definere andre typer fradrag, inkludert pynt. OnPay fungerer som en forsikringsmegler for å hjelpe deg med å velge og sette opp ansattes forsikringsfordeler - helse, tannleger, liv og uførhet. OnPays team vil til og med gjøre research for deg og generere tilbud.

Innstillinger for lønnsskatt er neste. Du må oppgi noen få detaljer her, inkludert arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN) og statlig lønnsinformasjon, men OnPay håndterer alle beregningene og utbetalingene som kreves av dine skatterettsområder. Dette blir standard for småbedriftslønnsapplikasjoner. Alle nettstedene jeg har vurdert tilbyr denne tjenesten, med tre unntak. Intuit Enhanced Payroll fyller ut de nødvendige skjemaene, men overlater det til deg å faktisk arkivere dem. Patriot Software tilbyr en basisversjon på $ 10 per måned som mangler dette trinnet, og Workful er ennå ikke omfattende på dette området.

Når du har fullført installasjonsveiviseren, er du klar til å kjøre en lønnsliste, med mindre du vil integrere lønnsdataene dine med QuickBooks Online, desktop QuickBooks, Xero (OnPay er en sertifisert apppartner med Xero), eller noe av en rekke av produktivitetsapplikasjoner. Nettstedet tilbyr kraftig kontokartlegging, som hjelper deg med å sette opp lønningslisten din på en måte som er i samsvar med kontostrukturen i din regnskapsapplikasjon. Alle nettstedene vi vurderte tilbyr innebygde tilkoblinger til relaterte applikasjoner, men SurePayroll har koblinger til de mest regnskapsløsningene.

Bruke dashbordet

Du kan ikke gå tilbake til denne installasjonsveiviseren når du har fullført den, men du kan alltid redigere innstillingene dine ved å klikke på Innstillinger-ikonet i nedre venstre hjørne av den vertikale navigasjonsruten. Dette åpner en lang liste over preferanser og andre dataskjermer i områder inkludert Kontoinnstillinger, Lønnsbelønningsposter og Lønnsfradrag.

Du klikker på den øverste knappen i ruten for å komme til instrumentbordet. Den øverste horisontale ruten på dette skjermbildet viser totaler for alle elementene i den nyeste lønningslisten din (lønn, arbeidsgiveravgift, fradrag og så videre) - eller for alle andre perioder - i en fargerik, interaktiv linjediagram. En lenke her tar deg til en linje-for-linje-oppdeling av lønningslisten, som du kan åpne i Excel eller lagre som en PDF. Knapper som representerer nylig lønningsløp og kommende lønningsdager vises også på dashbordet.

Også på denne siden er en liste over lenker til ofte brukte skjermbilder. Klikk på koblingen + Legg til lønnsplan for å oppgi et navn og velg en lønnsfrekvens for hver type lønnsløp du planlegger å implementere. Du har muligheten til å opprette flere lønnsfrekvenser hvis du trenger (hver uke, månedlig og mer). Nedenfor er lenker til ofte tilgjengelige skjermer som ansattes poster, nye lønningskjøringer og skatteregistrering. Gustos instrumentpanel dekker mindre bakken, men inneholder et verktøy som OnPay kan bruke: en oppgaveliste.

Utmerket brukeropplevelse

Lønn kan være en vanskelig, detaljert tung prosess uten den ekstra belastningen av et forvirrende, lite attraktivt nettsted som støtter det. OnPay gir en utmerket brukeropplevelse som ikke kommer i veien for eller forringer driften. Brukergrensesnittet og navigasjonsverktøyene gjennomgikk noen store endringer i fjor, og nettstedet er nå enda raskere enn før. Det har fortsatt en tendens til å spre seg, og krever av og til overdreven rulling, men det er et veldig sammenhengende, brukbart og rent sted.

Navigasjonen drives av seks ikoner i den venstre vertikale verktøylinjen. Hvis du klikker på Dashboard-ikonet, kommer du alltid tilbake til startskjermen. Den andre navigasjonslenken åpner koblinger til medarbeiderinformasjon, med ytterligere koblinger for justeringer ved slutten av året, nyansatte og et timers arbeidsark. Nytt i år: OnPay deler nå ut arbeidsskjermbilder for entreprenører, slik at du kan takle dem separat fra ansatte. En ny tidslinje som viser nylig aktivitet, varsler deg om endringer i posten.

Du klikker på det tredje ikonet for å kjøre en lønnsliste. OnPay deler denne prosessen i fire sekvensielle trinn. Du klikker på hver av de fargede fanene øverst på skjermen for å gå videre til neste. Den fjerde lenken åpner listen over rapporter. Disse er ganske jevnt fordelt mellom lønn og fordeler. Du kan tilpasse hvert av flere filtre, vise dem direkte på skjermen og åpne dem i Excel eller som PDF-filer.

Den femte lenken tar deg til HR-verktøy. Disse inkluderer lagring av dokumenter (ansatte og entreprenører kan nå fullføre sine nye ansettelsesdokumenter online) og avspaseringsverktøy. Skjermbildet for medarbeiderens tidsavbrudd viser informasjon om hvem som er ute av kontoret nå og hvem som snart vil være. Under det er en tabell med en oppføring for hver ansatt som viser forespurt fridag (som du kan godkjenne eller avvise) og de forespørslene i prosess, samt en historie. OnPay tilbyr nå muligheten til å ha online samtaler mellom ansatte og administrator for å ta vare på dette personellelementet. Og den sjette fanen på verktøylinjen tar deg til alle nettstedets innstillinger.

Kjører lønn

OnPay håndterer lønnskjøring mye som konkurrentene gjør. Du velger de ansatte du vil betale fra listen som vises på den første skjermen i denne firetrinns veiviseren. Deretter legger du inn arbeidstimene for hver lønnstype (hvis noen har endret seg siden siste lønningskjøring), inkludert PTO. Gusto krever en ekstra skjerm for sistnevnte. Enter Hours-skjermen er ganske fleksibel. Du kan redigere ansattinformasjon; legge til, ordne eller fjerne betalingselementer; og legge til eller overstyre eksisterende tall. Du kan også sette opp nye tilpassede lønnstyper.

Etter en rask, automatisk beregning, flytter OnPay til siden for lønnsomtale som viser hver ansattes brutto lønn, kildeskatt, arbeidsgiveravgift og fradrag. Den siste siden her forteller deg hvor mye som vil bli trukket fra bedriftens sjekkekonto og når. Klikk på Godta lønn, så er du ferdig, bortsett fra å laste ned og skrive ut eventuelle sjekker om nødvendig. OnPay tar seg av å beregne og sende inn alle nødvendige lønnsskatter, noe de fleste konkurrenter også gjør.

Mobil tilgang, ansattportaler

OnPay tilbyr ikke en egen mobilapp, men gir heller tilgang gjennom en mobil nettleser ved å bruke responsiv webdesign. Navigering er enkel: Verktøylinjen er alltid tilgjengelig ved å klikke på en kobling øverst på skjermen. Både Android- og iOS-smarttelefonversjoner gjenskaper skrivebordsopplevelsen delvis, selv om noen skjermbilder må vise data vertikalt i stedet for horisontalt, og noen alternativer og data mangler. Dette fungerer fint for noen elementer på nettstedet, for eksempel dashbordet og noen sider i medarbeiderregistrene og lønningsløpet. Men på noen skjermer var teksten og tallene for små og lette til å lese. Bare tre rapporter er tilgjengelige, og få innstillinger. Jeg syntes det var vanskelig å kjøre en lønn på en smarttelefon på grunn av dette.

I likhet med konkurransen, støtter OnPay ansattportaler. Arbeidere kan logge på et eget nettsted for å se de nåværende og historiske lønnsdataene sine; tilgang til ansattes dokumenter; endre personlig informasjon; og kommunisere med lønnsadministratoren om forespørsler om permisjon. Dette er livstidskontoer - ansatte kan få tilgang til dem selv etter at de har forlatt selskapet.

OnPay har noen andre bemerkelsesverdige funksjoner. Den tilbyr nå seks brukertillatelsesnivåer, som nylig har lagt til et globalt syn for regnskapsførere. Rapporter kan tilpasses ved hjelp av flere filtre og lagres for senere bruk, selv om de ikke er omfangsrike eller så fleksible som det du finner i Sage Payroll Essentials Plus. OnPay tilbyr gratis telefon-, chat- og e-posthjelp mandag til fredag, og har lagt til presserende e-poststøtte i helgen. Den online KnowledgeBase har forbedret seg kraftig siden vår forrige gjennomgang med tillegg av 100 nye artikler. I tillegg til å tilby mye mer veiledning, inneholder det skatteinformasjon for alle 50 stater.

Få klager

Tilgang til mobilen til side, det er lite negativt å si om OnPay. Det er raskt, og den forbedrede brukeropplevelsen og nye funksjoner gjør prosessen enda mer behagelig og forståelig enn den var før. Den gjør alt et lønnsnettsted bør gjøre, og det gjør det - for det meste - enkelt og greit. Prisene er gjennomsiktige, uten ekstra avgifter bortsett fra å legge til ansatte. Det er ganske rimelig for små bedrifter. Likevel er arbeidstakerkapasiteten og back-end regnskapstilkoblinger og -behandling bedre enn de fleste. Evnen til å kjøre ubegrensede lønnsregler - og å støtte opptil 100 ansatte enkelt - bør få den til å appellere til et mer avansert utvalg av små bedrifter enn konkurrentene.

Likevel er Gusto en av OnPay for å tjene vårt Editors 'Choice-merke igjen i år. Brukeropplevelsen er den beste av de vi testet. Det føles som et sammenhengende, godt strukturert system. Den bruker enkelt språk overalt, for eksempel i rapporttitler og lønnsforhåndsvisning, som er enklere å forstå enn OnPays. Gusto tilbyr også en oppgraderingssti for voksende bedrifter eller de som bare trenger mer fleksibilitet og støtte.

Hvis du vil ha flere anmeldelser av finansielle tjenester for deg selv og din lille bedrift, kan du ta en titt på våre oppsummeringer av de beste online regnskapstjenester og skatteprogramvare.