Papertracer gjennomgang og vurdering

PaperTracer (som starter på $ 15, 00 per bruker per måned) er bygd for å dekke dokumenthåndteringsbehovene for bedrifter (DM), og er en fornuftig og dypt tilpassbar løsning bygd rundt utarbeidelse, fangst og administrasjon av dokumenter. Granulær kontroll og fleksibilitet i håndtering av dokumentmetadata gjør det til en kapabel dokumenthåndteringsløsning. PaperTracer går utover dokumentoppbevaring, og gir brukerne verktøy for å samle inn og spore data. Samarbeids- og delingsfunksjoner kommer ikke til kort, og prisene kan raskt ballong hvis lagringsegenskapene øker. PaperTracer faller rett bak våre vinnere av Editors Choice Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online i vår DM-programvareomtale for mangel på disse områdene.

Brukere, roller og sikkerhet

Fra en IT-administratorers perspektiv, betyr å evaluere ethvert DM-system nøye oppmerksomhet på sikkerhet, siden svak sikkerhet ikke bare kan føre til tapte data, men også kan utsette organisasjonen for brudd når det gjelder regelverk, bransjestandarder eller selskapspolitikk. De fleste av de bedriftsfokuserte DM-systemene vi gjennomgikk i denne samlingen, inkludert ikke bare våre Editors 'Choice-vinnere, men også Adobe Document Cloud Standard, følger nøye med på sikkerheten av disse grunnene.

PaperTracer vil tilfredsstille sikkerhetskravene til de fleste virksomheter på grunn av et bredt spekter av sikkerhetskontroller. Det mest ønskelige blant disse er bruker- og gruppeadministrasjon, økt timeout og håndhevelse av passordlengde (men passordkompleksiteten er ikke konfigurerbar). PaperTracer-systemet er HIPAA-kompatibel med helseforsikringsportabilitet og ansvarlighet, med permanent oversikt over all datatilgang. Systemet har 2048-biters krypteringsmiljø, har sikker brukerautentisering og har muligheten til å produsere et fullstendig revisjonsspor av all datatilgang, oppdateringer og ruting.

Tillatelser i PaperTracer er på samme måte robuste. Administratorer har muligheten til å kontrollere bruker- eller gruppetilgang til en avdeling, eller av individuelle datafelt. Brukere har tilgang og kan se eller legge til / redigere rettigheter på et granulært nivå. Det er også mulig å administrere tillatelser for spesifikke poster, som effektivt overstyrer tillatelser tildelt den posten tidligere ved bruk av andre metoder.

I tillegg til de omfattende tillatelsesfunksjonene, tilbyr PaperTracer rapportering rettet mot å sikre en passende sikkerhetsstilling. Tilgangsrapporten identifiserer tillatelser tildelt til forskjellige ressurser, så vel som tilgangen som er tilgjengelig for enkeltbrukere og grupper. Revisjonsloggfunksjonen kan brukes til å spore forskjellige handlinger utført i løpet av en viss tidsperiode og / eller av en bestemt bruker. Oppføringer knyttet til visning eller ruting av dokumenter kan skjules for å redusere mengden data som skal siktes gjennom. Ideelt sett kan disse revisjonsdataene eksporteres til enten en PDF eller en Microsoft Excel-fil, men denne muligheten er ikke tilgjengelig.

Det handler om dataene

En annen viktig funksjon i PaperTracer er muligheten til å tilpasse metadatafelter i eksepsjonelt høy grad. Der andre dokumenthåndteringssystemer lar deg tilpasse disse feltene, håndterer PaperTracer disse feltene som et tradisjonelt databasesystem, slik at du kan definere feltype, automatiske verdier (basert på parametere, tidsstempler eller brukeren som utfører en handling), potensielle verdier i skjemaet av en verdiliste, og til og med konfigurere felt etter behov eller skrivebeskyttet. Felt kan også grupperes for å presentere brukeren med en fane med datainntastingsvisning, og kan konfigureres som et hierarki for dem, slik at hvis en bestemt verdi velges, blir flere felt tilgjengelig.

PaperTracer har også datastyringsfunksjoner som strekker seg utover konfigurering av tilpassede felt. For det første er rapporteringsfunksjonene i tråd med hva du kan forvente av et datastyringsverktøy, og tilbyr ganske mye tilpasning når det gjelder hvilke felt som brukes til visning, filtrering, sortering og gruppering. Videre kan ledere utføre bulkimport ved hjelp av Microsoft Excel eller masseendringer ved hjelp av bulkredigeringsverktøyet, som lar deg finne poster som inneholder et felt med en viss verdi, og oppdatere disse feltene enkeltvis eller alt på en gang. Legg til disse dataplattformfunksjonene sammen, og mange bedrifter kan bruke PaperTracer, ikke bare for å administrere dokumenter, men for å administrere alle datainnsamlingsoperasjoner.

Et fokus på kontraktstyring

Kontraktsstyring har iboende alvorlige juridiske konsekvenser, og er vanligvis en nøye overvåket forretningsprosess når det gjelder ikke bare sikkerhet, men arbeidsflytintegritet og -integrasjon også. PaperTracer inkluderer en kontraktforfatterfunksjon for å effektivisere forholdet mellom kontrahering og dokumenthåndtering.

PaperTracer sin kontraktforfatterfunksjon kan aktiveres av en administrator, og bruker administratordefinerte maler ved bruk av kontraktseksjoner og klausuler, som hver kan forhåndsutformes med et felles språk levert av bedriftens juridiske team. Når disse seksjonene og klausulene er bygget ut, er de knyttet til en eller flere avtaletyper. Disse kontraktmalene kan bygges ved å bruke brukerinputfelt, som lar brukere raskt fylle kontrakten med relevant informasjon, enten fra felt i PaperTracer eller gjennom manuell input.

Brukere med passende tillatelser kan sette i gang en kontrakt, fylle datafelt som mater kontraktspråket, inneholder gjeldende seksjoner og klausuler, samt ordbruk som er spesifikke for kontraktens intensjon. Når en kontrakt er forfattet i PaperTracer, kan den deretter dirigeres for godkjenninger og signaturer som alle andre dokumenter. Dette kan være en manuell prosess, utløst av brukeren, eller en arbeidsflyt kan innarbeides, og koordineres med brukere både internt i organisasjonen eller eksternt.

Priser og evner

PaperTracer kommer i to utgaver: Express og Enterprise. Express-utgaven er målrettet mot små til mellomstore bedrifter (SMB), og er priset basert på valg av arbeidsflytmal, brukere og lagring. Hver arbeidsflytmal har en kostnad på $ 30 per måned, og inkluderer bransjealternativer som kapitalforvaltning, klinikkadministrasjon, ansattes ombordstigning, kontraktsadministrasjon og advokatkontorstyring. Brukere koster ytterligere $ 15 hver måned per bruker, og lagring er $ 25 per gigabyte (GB) hver måned.

Enterprise-utgaven innebærer en mer praktisk tilnærming til implementering, med PaperTracer som hjelper bedriften med å tilpasse arbeidsflyten, importere data og gjøre systemet klar til å kjøre. Prisfastsettelse for denne utgaven avhenger av bedriftens krav, men et pristilbud som vi fikk, inkluderte installasjonskostnader på $ 2000 for første oppsett og lisensiering, $ 1000 for administrasjonstrening og 30 dager støtte etter behov, samt ytterligere $ 300 per måned for 3 GB av lagret lagring, fem interne brukere og ubegrensede eksterne brukere.

Det er absolutt et marked for PaperTracer, spesielt blant bedrifter som leter etter et system for å fange opp data, ikke bare dokumenter. Imidlertid er PaperTracer sine kostnader absolutt noe å ta i betraktning, spesielt hvis lagringskravene dine vil være en betydelig faktor. Hovedpoeng: Sørg for å kartlegge dine behov nøye til PaperTracer sine muligheter før du kjøper. Hvis de stiller opp, er dette en solid løsning. Men hvis behovene dine er mer mainstream, kan det være lurt å fortsette å se.