Dårlig kontraktstyring kan koste virksomhetens penger

64 prosent av selskapene sier at godkjenningsprosesser forårsaker avtaler å stanse, ifølge en ny rapport fra SpringCM. Den største utfordringen organisasjoner står overfor er å håndtere kontraktsflyt og få avmeldinger fra primære interessenter. Den største barrieren som selskaper står overfor, ifølge undersøkelsen, er mangelen på prosesser for å styre og bevege seg langs kontrakter. Seksti prosent av selskapene bruker e-post for å administrere kontrakter, mens bare 32 prosent av selskapene bruker et kontraktsstyringsverktøy. Seks prosent av selskapene sier at de ikke har noen kontraktstyringsprosess på plass i det hele tatt.

"Å prøve å få kontrakter gjennom interne og eksterne godkjenningsprosesser er bare en elendig opplevelse, " sa Erik Severinghaus, Chief Strategy and Alliances Officer i SpringCM. "En kontrakt er grunnleggende ustrukturerte data du jobber på tvers av to forskjellige organisasjoner med to forskjellige sett med verktøy og prosesser. På slutten av dagen, hvis du kjører via e-post og vedlegg, er det ingen som har synlighet i prosessen., og ingen kan optimalisere prosessen."

"Hvis du ser på undersøkelsen og respondentenes største utfordringer, " sa Will Wiegler, markedsdirektør for SpringCM, "de fire beste er arbeidsflyt, genererer nye kontrakter, sporing og godkjenning. Dette er forretningsprosesser som sitter fast. folk vet ikke engang hvor kontrakter er i ferd. Hvem innboksen er den i? Hvem får den neste?"

(Bilde Via: SpringCM)

Hva kontraktstyring kan gjøre

Kontraktstyringsverktøy tilbyr bedrifter muligheten til å lagre, spore, gjenopprette og kjøre rapporter om kontraktsbaserte data. Dette innebærer typisk skybasert programvare som automatisk kan lese og samle data, samt levere varsler til interessenter når det er på tide at tiltak iverksettes for en spesifikk kontrakt. Severinghaus sa at selskaper som prøver å administrere disse prosessene uten programvare, sliter med å korrigere data fra opptil syv eller åtte forskjellige dokument- eller filtyper, og deretter oversette denne informasjonen til en standardisert kontrakt eller faktura. I disse scenariene forklarte han: "Det er sikkert menneskelige feil."

Selv selskaper som drar nytte av programvare for kontraktstyring, sliter faktisk fortsatt med å unngå vanlige feil. 32 prosent av feilene i kontraktstyringen tilskrives mennesker, ifølge respondentene. Syv prosent av selskapene sier at menneskelige feil skjer veldig ofte. "En selger elsker å snakke med kunder, elsker å bygge relasjoner, men de hater generelt matematikk, regning, økonomi og det manuelle arbeidet med å oversette tall på tvers av forskjellige systemer, " sier Severinghaus. "Hvis du får dem til å flytte disse tingene manuelt, bør du ikke bli overrasket hvis du ser feil i prosessen."

(Bilde Via: SpringCM)

En fjerdedel av alle undersøkte virksomheter sier at IT er involvert i arbeidsflytprosessen, et grep som kan bidra til å oppveie noe av den menneskelige feilen som er involvert i logging og prosessering av kontrakter. Før leverandører av kontraktstyringsprogramvare snakker med potensielle kunder, har IT-avdelingen vanligvis jobbet med forretningsanalytikere for å definere en standardisert arbeidsflyt som tar hensyn til forretningsprosesser, teknologi og eventuelle tidligere problemer som kombinerer de to (f.eks. Hvorfor regneark ikke oversettes til fakturaer).

For eksempel: De beste kontraktstyringsverktøyene vi har gjennomgått tilbyr ting som automatiske arbeidsflyt, chatfunksjonalitet i appen og e-postvarsler som advarer folk når det er tid for å handle på en kontrakt. Noen av disse funksjonene finner du i Editors 'Choice-verktøy som Agiloft og Mitratech Getting Contracts Done, samt SpringCM.

Disse funksjonene kan også bidra til å akselerere kontraktssyklusen og spare selskaper penger. Lengden på den typiske avtalesyklusen for respondentene i undersøkelsen var mellom en og to måneder (33 prosent). 22 prosent av de spurte sier at kontraktssyklusen varer lenger enn fire måneder. 20 prosent av de spurte sier at bruk av kontraktstyringsprogramvare har spart forretningsvirksomheten.

Fremtidig kontraktstyring

Når du legger til nye teknologier som kunstig intelligens (AI) og maskinlæring (ML) til blandingen, har kontraktstyring potensialet til å være enda mer fordelaktig for brukerne. "AI kommer til å bli utrolig viktig, " sa Severinghaus. "Det er begynnende tilfeller der AI åpner for gjensidige avtaler om ikke-avsløring. AI kan gjøre grunnleggende kontraktsgjennomgang og kontraktsklassifisering."

Dessverre vil ikke AI løse den vanskelige utfordringen med å utvikle en kontraktstyringsprosess, som er det første trinnet mot automatisering. Severinghaus sa: "Vi er en vei fra AI for å løse utfordringene i forretningsprosesser." "Nye teknologier dukker opp og alle tror de vil være den magiske kulen. Fordi denne teknologien nå eksisterer, tror de at vi ikke trenger å gjøre det harde arbeidet og analysere forretningsprosessene våre. Spesielt AI er på dette punktet der folk sier at de vant "Jeg trenger ikke gjøre det harde arbeidet fordi AI vil utføre det magiske arbeidet for oss. Faktisk er AI symbolet på et system som er avhengig av strukturerte data og en strukturert prosess for å trene disse algoritmene."

Denne mangelen på standardisering er grunnen til at selskaper som SpringCM ber bedrifter om å utvikle en prosess for styring av kontrakter, selv før de snakker med en leverandør. "Å ikke ha en prosess er en oppskrift på problemer i alle ledd, " sa Wiegler. "Du kan ikke skalere en virksomhet uten en prosess for hvordan du administrerer kontrakter." For å begynne å kodifisere kontraktstyringsprosessen, sa Wiegler at bedrifter må stille seg følgende spørsmål: "Hva gjør du nå? Hva kan struktureres i forhold til en prosess som kan identifiseres?" Når du har identifisert hva prosessen din har vært og burde være, vil du kunne samarbeide med IT- og programvareleverandører for å lage et system som fungerer. Eller, som Wiegler sa: "Du kan ikke automatisere noe hvis du ikke forstår hva det er først."

SpringCM undersøkte 1.409 respondenter, hvorav 32 prosent er fra selskaper med færre enn 100 ansatte, og 16 prosent av dem er fra selskaper med mer enn 8000 ansatte.