Rask start: konfigurer base crm i 10 enkle trinn

Base CRM er PCMags redaktørers valg for CRM-programvare. Videoserien som er lagt ut er designet for å komme deg i gang med Base CRM raskt og enkelt. Den leder deg gjennom alle de første trinnene med å sette opp, organisere og bruke kontoen din. I artikkelen vil vi dele oppgaver som å tilpasse salgsledninger, konfigurere lead management og sette opp automatiserte handlinger.

Innholdsfortegnelse

• Trinn én: Oversikt over oversikten
• Trinn to: Tilpasse varslene dine
• Trinn tre: Leads vs. kontakter
• Trinn fire: Opprette og administrere tilbud
• Trinn fem: Tilpassing av salgsledninger
• Trinn seks: Legge til tilpassede felt
• Trinn syv: Planlegg avtaler
• Trinn åtte Opprette og tilordne oppgaver
• Trinn ni integrere e-postadressen din
• Trinn 10 Sette opp automatiserte handlinger

Oversikt over dashbord Tilpasse varsler Leads kontra kontakter Opprette og administrere tilbud Tilpasse salgsledningen din Legg til tilpassede felt Planlegging avtaler Opprette og tildele oppgaver Integrere e-posten din Konfigurere automatiserte handlinger

Trinn én: Oversikt over oversikten

Lær hvordan du bruker Base CRM-dashbordet i denne korte videoen, inkludert oversikt over kontoaktivitet, rørledningssammendrag og filtreringsalternativer. Det er tre typer Base CRM-profiler, som hver har forskjellige tillatelser: Bruker, Manager og Enterprise. Brukerprofilen kan bare se sin egen aktivitet, lederen kan se sin aktivitet og den av sine direkte rapporter, og bedriftsbrukere kan se aktivitet for hele team.

Ellers ser dashbordene like ut på tvers av alle profiler, med rørlednings- og avtaleoppsummering på venstre side, kontoaktivitet i sentrum og oppgaver og avtaler på høyre side. Et nytt tillegg til brukergrensesnittet (UI) er universal Add-knappen, som kan brukes til å legge til nye kontakter, kundeemner og andre poster fra hvilken som helst skjerm, inkludert instrumentpanelet.

Du kan se informasjon på toppnivå om tilbudene dine, filtrert etter rørledning, samt aktiviteten de siste 30 dagene, inkludert en sum av tilbud som er vunnet og tapt eller merket som ukvalifiserte. Kontoaktivitet er organisert av notater, fullførte oppgaver og avtaler. I denne kolonnen vil du se hver gang noen legger til en ny avtale, kontakt, merknad, oppgave eller endrer status eller stadium i en leder eller avtale. Endelig er oppgaver og kommende avtaler på høyre side; forfalte oppgaver vises i rødt. Se videoen for tips om filtrering av innhold og tilpasse instrumentpanelet etter dine spesifikke behov.

Trinn to: Tilpasse varsler

Denne videoen leder deg gjennom hvordan du administrerer varsler. Det er tre forskjellige typer varsler i Base CRM: forhåndsinnstilte varsler, personlige varsler og nettvarsler.

Forhåndsinnstilte varsler inkluderer programvareaktiviteter som når en leder, avtale eller oppgave er tilordnet deg i tillegg til avtaler og oppgavepåminnelser. Det er også systemvarsler, for eksempel når en import eller eksport er fullført eller når en ny kundeemne opprettes fra et fangstskjema. For hver av disse kan du velge et webvarsel, et e-postvarsel eller slå av varsler.

Brukere kan lage personlige varsler relatert til potensielle kunder, kontakter og tilbud. For hver enkelt velger du først et filter, for eksempel kundeemner som tilhører bestemte team eller brukere eller en avtale som er i et bestemt stadium. Så velger du en trigger. Det kan for eksempel være lurt å motta et varsel når en oppgave legges til en ny avtale eller når en avtale trinn i rørledningen endres. Varsler kan ha mer enn én utløser. Du kan få nett-, e-post- og mobilvarsler.

Endelig kan brukere som har meldt seg på Base Voice, eller integrert med en annen leverandør av taletjeneste, registrere seg for nettvarsler om innkommende anrop og tekstmeldinger. Base Voice inneholder et unikt telefonnummer og logger automatisk anrop og meldinger til potensielle kunder og kontakter.

Trinn tre: Leads vs. kontakter

Hvis du er ny på CRM, kan du ha litt forvirring når det kommer til potensielle kunder og kontakter. I Base CRM er en leder en ledende person, selskap eller forretningsmulighet som ennå ikke er en del av salgspipeline. Disse inkluderer personer og selskaper du har oppdaget gjennom nettverk, men som du ennå ikke har gjort en forretningsavtale med. Leads handler om potensial. Når en kunde viser interesse for et produkt eller en tjeneste, kan de konverteres til en kontakt. En kontakt kan også være noen du har gjort forretninger med tidligere, og vil sannsynligvis tilby gjentatt virksomhet.

Fanene Lead og Contact i Base CRM ser ut og fungerer på samme måte, med en rekke søkefiltre. Leads er kategorisert på tre måter: nye, fungerende og ukvalifiserte. Kontakter er delt mellom potensielle kunder og kunder. Kontakter kan knyttes til en eller flere avtaler. For både kundeemner og kontakter, kan du se relaterte oppgaver og avtaler i oppføringen deres samt tilhørende dokumenter. Leads kan konverteres til kontakter, men den handlingen kan ikke reverseres.

Trinn fire: Opprette og administrere tilbud

Tilbud er salgsmuligheter relatert til en kundeemne eller kontakt. De beveger seg gjennom salgspipeline, som representerer salgsprosessen. Hver rørledning ender på et av tre lukkede etapper: vunnet, tapt eller ukvalifisert. Vant og tapt er selvforklarende; Å merke en avtale som ukvalifisert betyr at det ikke var et fullstendig avslag. Ukvalifiserte årsaker kan dreie seg om timing, budsjett, omorganisering av selskaper eller noe element som er utenfor din kontroll. Disse tre skuffene for avtaler gjør det lettere å spore suksessen og målrette salgsteamet bedre.

På tilbudssiden kan du se hvor mange avtaler som er i hvert ledd i rørledningen. Som potensielle kunder og kontakter kan du også filtrere avtaler etter hvilket som helst av feltene du bruker. I en avtaleoppføring kan du se hvilken kontakt, kundeemne eller firma som er koblet til den, nyere aktivitet, og det er verdien og sannsynlighetsprosenten. Eventuelle relaterte oppgaver eller avtaler vises også. Du kan også endre avtaleens trinn her.

Trinn fem: Tilpassing av salgsledninger

Salgsledninger består av etapper. Base CRM har seks stadier utenfor boksen, men du kan legge til mer eller slette alle som du ikke har tenkt å bruke. Du kan også gi nytt navn til og omorganisere trinnene basert på selskapets prosesser. Det er to typer trinn: aktiv og lukket. Selv om du kan gi nytt navn til noen av de tre lukkede trinnene, som standard er vunnet, tapt og ukvalifisert, kan du slette dem eller legge til flere.

Hvis du har flere salgsrørledninger, kan du tilpasse hver enkelt med forskjellige stadier. Så hvis du selger både produkter og tjenester, kan du ha rørledninger som passer til hver prosess.

Trinn seks: Legge til tilpassede felt

Leads, kontakter og avtaler har mange standardfelt, men det er ikke alltid nok. Med tilpassede felt kan du samle og lagre tilleggsinformasjon om potensielle kunder som er unike for bedriftene dine. Base CRM har en rekke tilpassede feltalternativer. Du kan opprette felt for en enkelt tekstlinje, et avsnitt med tekst, avkrysningsrute, rullegardinmeny, flervalgsmeny, dato, e-post, telefon, adresse og URL. Du kan legge til så mange egendefinerte felt som du ønsker, og for rullegardinmenyen og multivalgsmenyen, opptil 500 valg.

Trinn syv: Planlegg avtaler

Base CRM kommer med en kalenderfunksjon, og du kan også integrere en eller flere Google Kalendere med kontoen din. Du må velge en kalender som standard, som er den eneste du kan redigere. Avtaler fra ikke-standardkalendere vises i grått. Når du oppretter en avtale, kan du knytte den til en leder, avtale eller kontakt. Bare begynn å skrive inn navnet og Base CRM vil foreslå poster som samsvarer.

Disse avtalene vises i oppføringen for ledelse, kontakt eller avtale. Lagring av en avtale legger den til i kalenderen din og sender invitasjoner til andre deltagere. Du kan laste opp firmalogoen din slik at den vises i alle invitasjoner. Du kan også legge til avtaler fra leder, kontakt eller avtale sider. Når du ser en avtale, kan du se hvilke deltagere som har akseptert og avslått invitasjonen.

Trinn åtte: Opprette og tilordne oppgaver

I Base CRM er alle oppgaver knyttet til avtaler. Du kan legge til oppgaver fra kategorien Kalender eller oppgave eller direkte fra en leder-, kontakt- eller avtaleoppføring. Oppgaver har frister og valgfrie påminnelser, som kan sendes en uke, en dag, en time, 30 minutter, 15 minutter eller fem minutter før forfallsdato eller til det nøyaktige tidspunktet for forfallsdato. Forfalte oppgaver vises i rødt. Avhengig av tillatelsene dine, kan du tildele oppgaver til deg selv eller andre brukere.

Trinn ni: Integrere e-postadressen din

Base CRM har et e-postverktøy, men det integreres også med Gmail og andre e-postleverandører. Å integrere e-postkontoen din betyr at kommunikasjon med potensielle kunder og kontakter automatisk logges, noe som gir deg tid til viktigere arbeid. E-postkontoen din blir synkronisert på to måter: e-postmeldinger du sender inn Base CRM, vises i e-postklienten din og omvendt. Base CRM vil sende deg e-post når den første e-postsynkroniseringen er fullført.

E-postadressen din er delt opp i fire mapper: Innboks, untracked e-post, sendt og arkivert. Innboksen din inneholder e-postmeldinger som er koblet til potensielle kunder, kontakter og tilbud på kontoen din. Usporede e-poster er de som ikke er tilknyttet kontoen din. Fra den mappen kan du legge til en e-post som kundeemne eller kontakt. I mappen Sendt kan du se om en e-post har blitt sett og hvor mange ganger den er sett, på den måten kan du identifisere meldinger som kan ha falt gjennom sprekkene eller gått til en feil e-postadresse. Du kan slette meldinger eller arkivere dem når de ikke lenger er viktige.

Trinn 10: Konfigurere automatiserte handlinger

Hvis du synes at du gjør den samme oppgaven om og om igjen, hvorfor ikke automatisere den? Base CRM har flere alternativer for automatisk å lage oppgaver basert på visse hendelser. Du må være en bruker på ledernivå som er en kontoadministrator for å opprette automatiserte handlinger. Eksempler inkluderer oppretting av oppgaver når en avtale flytter til et nytt trinn eller oppdaterer et tilpasset felt når en ny avtale opprettes. Først velger du hendelsen som vil utløse handlingen. Valg inkluderer: når en ny leder opprettes; når en ny kontakt opprettes, når en avtale opprettes, eller når en avtale flyttes til et annet trinn. Noen av disse hendelsene har flere kornformede alternativer som filtrering etter selskap, rørledning eller avtale.

Deretter bestemmer du hva oppgaven skal være, tildeler den til en bruker og eventuelt legge til en forfallsdato. Du kan opprette flere oppgaver per automatisert handling.