Teamwork prosjekter gjennomgang og vurdering

Komme i gang med teamarbeid

Teamwork Projects gjør det enkelt å sette opp en konto og begynne å legge inn detaljer om et prosjekt med en gang. Noen prosjektstyringsapper gjør det vanskeligere fordi de bruker ukonvensjonell terminologi for funksjonene sine eller skjuler innstillinger du trenger på steder du kanskje ikke ser. Teamwork Prosjekter gjør det ikke. Det er et av de mest intuitive prosjektstyringsverktøyene vi har sett. I løpet av få minutter etter å ha opprettet en konto, hadde vi satt opp et prosjekt, invitert samarbeidspartnere, lagt inn en liste over milepæler og begynt å legge til oppgaver.

Appen har et friskt og smart design. Det er lystig mens du fremdeles er profesjonell, med et fargetema som du kan tilpasse, og det bruker plass på riktig måte. Alt dette gir en visuelt innbydende app. Navigering kan ikke være mer intuitiv. Det er alltid tydelig hvor du må gå for å se en liste over prosjekter, tilordne en oppgave til en bestemt person, endre noens tillatelsesnivåer, legge til detaljer til en oppgave, spinne ut en rapport eller starte en tidtaker for å spore tid på oppgaven.

Så enkelt som det er å navigere og bruke appen, er Teamwork Projects på ingen måte forenklet. Funksjonssettet er dypt. Når du for eksempel oppretter oppgaver, kan du legge til underoppgaver, opprette oppgaveavhengigheter, angi prioritetsnivåer, definere en forfallsdato eller tidsperiode for oppgaven og tildele den til mer enn en person. Det mangler evnen til å tilordne en tid som oppgaven forfaller (du kan bare angi dato), men ellers er alternativene rikelig.

Du kan tilpasse din Teamwork Projects-konto for å merke den med bedriftens identitet. Hver konto har en unik URL for innlogging, og du kan eventuelt legge til en logo også. I tillegg kan du få tilgang til tilpasninger og innstillinger på lavere nivå, for eksempel de som er relatert til webhooks, single sign-on (SSO) og abonnementsdetaljer.

Egenskaper

Når du og teamet ditt fyller Teamwork-prosjekter med prosjekter og tilhørende detaljer, ser du også et instrumentbord fylle ut med informasjon. Dashbordet inneholder flere grafer og informasjonsbokser som forteller deg om prosjektenes tilstand. For eksempel kan det vise teamadministratorer antall oppgaver som snart skal på tvers av alle prosjekter, hvor mange aktive oppgaver som er tildelt forskjellige teammedlemmer, hvor mye tid teamet har brukt på oppgaver i det siste, og hvor mange av disse timene som kan faktureres. For personer som ikke har administrative rettigheter, ser de informasjon som er relevant for dem, for eksempel kommende oppgaver og milepæler, tidsloggede og aktive oppgaver som er tildelt dem.

Når vi snakker om tidslogget, kommer Teamwork Projects med tidssporings- og faktureringsfunksjoner, inkludert en timer i appen du kan starte mens du jobber. Hvis du ikke sporer tiden din mens du jobber, kan du alltid legge til antall timer eller minutter som er arbeidet manuelt. Teamwork Projects lar deg legge inn ytterligere detaljer, for eksempel en beskrivelse av arbeidet, relevante oppgaver og til og med koder. Du kan også merke tidsoppføringer som fakturerbare eller ikke-fakturerbare.

Teamwork Prosjekter inkluderer utgifter og faktureringsverktøy også. De fleste av disse funksjonene lever under en overskrift som heter Fakturering. Når du pådrar deg utgifter som skal belastes en klient, kan du legge dem til i dette området og inkludere et navn, dato og beskrivelse. Fra denne delen kan du også velge all fakturerbar tid og utgifter og automatisk generere en faktura. Du kan også opprette en avgiftsfaktura her. Teamwork Projects holder oversikt over fakturaene du genererer og utgiftene du fakturerer, slik at du ikke dobbeltfakturerer noen.

Appen har også interaktive Gantt-diagrammer, slik at du kan justere tidslinjen til et prosjekt ved å dra og slippe de berørte oppgavene. Du kan også redigere de fleste andre viktige detaljer. Du kan for eksempel opprette avhengigheter mellom oppgaver, logge fremdrift på en oppgave ved å notere prosenten mot fullføring, tilordne den til noen andre, endre prioritetsnivået og så videre. Imidlertid føles Gantt-diagrammenes rasterlignende visninger stramme og er i strid med appens ellers innbydende design.

Hvis du elsker Gantt-diagrammer og er dypt inne i tidsstyring og tidssporing, kan du synes LiquidPlanner er mer tiltalende. I LiquidPlanner kan du se på et Gantt-diagram hvordan noens uventede fravær eller forlenget permisjon vil påvirke prosjektets fremdrift, og du kan øyeblikkelig justere hele prosjektplanen deretter. Comindware Project har mange lignende funksjoner, men setter ikke tidsstyring i forgrunnen så mye som LiquidPlanner gjør.

Teamwork Prosjekter inkluderer også valgfrie kanbanbrett. Kanban er en metode for å styre arbeidet. Du har et brett med en serie vertikale kolonner, og du har kort. Hvert kort er en oppgave. Du kan merke kolonnene uansett hvordan du vil, selv om folk ofte bruker dem til å spore arbeid gjennom en arbeidsflyt, for eksempel å gjøre, gjøre, gjort. Så flytter du et kort fra tvers av kolonnene når det går fremover gjennom arbeidsflyten.

Måten Teamwork Projects implementerer kanban er litt uvanlig, men på en fin måte. Normalt når prosjektledelsesapper har kanbanbrett (og det er sjelden at de gjør det), samsvarer kolonnene på tavlen med et felt som allerede er i oppgavedetaljene, det vil si at du velger kolonneoverskrifter fra et eksisterende felt. I Teamwork Projects kan imidlertid kanban-styret kobles helt fra eksisterende informasjon om prosjektet og oppgavene. Du kan lage et nytt kanban-brett for å visualisere all informasjon du ønsker. I demokontoen vår opprettet vi for eksempel et kanban-brett for å spore oppgavestatus: For å bli tilordnet, tilordnet, pågår, vente på avmelding. Disse alternativene vises ikke noe sted i oppgavedetaljene. De er helt separate. Fordi du tilpasser kanban-brettet slik du måtte ønske, har du en mulighet til å gjøre noe nytt med prosjektet ditt som ikke i seg selv støttes i appen.

Innenfor styresynet har Teamwork Projects en annen veldig kul funksjon som kalles Triggers. Utløsere er automatiseringer du oppretter, slik at når noen flytter et oppgavekort i en bestemt kolonne, skjer noen spesifiserte handlinger automatisk. La oss for eksempel si at vi har en kolonne som heter Venter på godkjenning. Du kan opprette en Trigger slik at hver gang et kort lander i denne kolonnen, mottar gruppesjefen og alle som følger oppgaven varsel om at arbeidet er klart til å bli godkjent. Merk at triggere ikke er tilgjengelige i gratisplanen.

Integrasjoner og nettkroker

Teamwork Projects støtter webhooks, som er en litt avansert funksjon som lar deg lage automatiseringer med online tjenester som er eksterne for Teamwork Projects. For eksempel kan du opprette en nettkrok som sender en e-post til ledergruppen når som helst noen markerer en milepæl komplett. For at en nettkrok skal fungere, trenger du den tilkoblede tjenesten for å støtte nettkrokene.

En annen måte du kan bruke webhooks på, er å samle tilpasset informasjon om hvordan teamet ditt bruker Teamwork Projects. Du kan for eksempel utvikle en nettkrok som logger klokkeslett, dato og bruker når noen laster ned en fil fra teamets konto. Merk at Webhooks krever at du dykker litt i API-en, så noen brukere vil kanskje velge andre integrasjoner i stedet.

På den fronten støtter Teamwork Projects mange integrerte tjenester, inkludert ZenDesk, FreshBooks, Harvest og Zapier. Zapier åpner for enda mer tilkobling, ettersom det er en tjeneste som hjelper folk med å gjøre automatiseringer blant apper som ikke nødvendigvis kobler seg opp på egen hånd. Du kan for eksempel bruke Zapier til å koble Teamwork Projects til Salesforce slik at når noen oppretter en ny salgsmulighet i Salesforce, vises en ny oppgave automatisk i Teamwork Projects som henter inn all informasjon du vil ha fra den nye salgsmuligheten.

Samarbeid i teamarbeid

I en kort periode begynte prosjektledelsesapper og andre arbeidsstyringsapper å legge til chatfunksjonalitet, slik at du kunne gi beskjed til kolleger uten å forlate det aktive vinduet der du jobber. Denne trenden har avtatt etter hvert som apper for teammeldinger har blitt mer populære. Teamwork tilbyr faktisk en meldingsapp for lag som heter Teamwork Chat, men det er et produkt som selges separat fra Teamwork Projects. De to appene kan integreres med hverandre, så hvis du liker Teamwork Projects, kan du vurdere å legge til Teamwork Chat.

Selskapet har også andre samarbeidsprodukter, for eksempel en CRM, helpdesk-programvare og en samarbeidsdokumentasjonsredigerings-app kalt Teamwork Spaces som er noe som ligner på Quip fra Salesforce. Alle disse appene kan integreres med hverandre.

Noen få prosjektledertjenester tilbyr fortsatt en fullt integrert chat-app, hvis du leter etter en. Zoho Projects og ProofHub er to eksempler.

Så mye som Teamwork Projects fremmer samarbeid, er det ikke ideelt for visse typer samarbeid. For eksempel kan du laste opp filer til appen, forhåndsvise dem og til og med legge til kommentarer. Du kan imidlertid ikke merke opp filene ved hjelp av piler og sirkler eller et markørverktøy, som er et tilbakeslag hvis teamet ditt samarbeider ofte om visuelt materiale.

Hvis du trenger markeringsverktøy i samarbeidsappen din, kan du søke etter korrekturprogramvare, eller oppsøke en prosjektstyringsapp som inneholder den, for eksempel ProofHub. Volerro er et annet alternativ, selv om det mer er en kanban board-app enn tradisjonelt prosjektstyringsprogramvare. Igloo er enda et alternativ, men det er mer et arbeidsplass for samarbeidsplass (tenk intranett) enn en prosjektledelsesplattform. Det har PDF-merkeverktøy, så vel som et stjernevurdering-alternativ for alle opplastede filer.

Til tross for disse begrensningene, lar Teamwork Projects deg legge til beskrivelser til filer, kategorisere dem og velge hvem som skal varsles om opplastingen. Du kan til og med begrense tilgangen til en fil hvis du ikke vil at alle på kontoen skal se den.

Hvis du har lagkamerater som ofte er på farten, har Teamwork Projects en app for både iOS og Android, som lar alle holde seg oppdatert om prosjekter og oppgaver uansett hvor de er. Den mobile versjonen av Teamwork Projects gir deg innsikt i statusen til arbeid og tidslinjer, men har ikke hver eneste funksjonalitet som kommer i webappen. Så det er nyttig å holde kontakten med teamet ditt ved å oppdatere statusen din eller legge til timer du har arbeidet med en oppgave, men det er på ingen måte en erstatning for webappen.

Prosjektledelse gjort enkelt

Teamwork Projects gir utmerket støtte for prosjektledelse, med et bredt spekter av verktøy, en enkel å bruke design og nyttige funksjoner. Den faste prisen dekker fem brukere, og konkurransedyktige priser gjør den til en god verdi, gitt det den tilbyr. Teamwork Projects er fortsatt et valg av PCMag Editors sammen med Zoho Projects og LiquidPlanner. Zoho Projects fortsetter å appellere til små bedrifter på et budsjett, mens LiquidPlanner er ideell for større organisasjoner som er villige til å sette av tid til å lære et utrolig produktivt system.

Hvis du velger Teamwork Projects, kan du se på rådene våre om 7 måter å forenkle prosjektstyring i Teamwork Projects for å hjelpe deg i gang.