Voip og ucaas: forskjellene forklart

De fleste organisasjoner kjører forretningstelefoner via en Voice-tjenesteleverandør. Forvaltningsvennlighet og kostnadsbesparelser trumfer ganske enkelt gamle stil, lokale PBX-systemer i de fleste tilfeller, spesielt for små til mellomstore bedrifter (SMB). Men VoIP-leverandører har ikke sittet stille. Siden VoIP gjør stemme om til programvare, har disse utviklerne vært veldig opptatt med å utvikle plattformene sine til flerkanals leveringssystemer, kalt Unified Communications-as-a-Service (UCaaS). Det høres sammensatt ut, men det er egentlig ganske enkelt så lenge du fokuserer på det du trenger i stedet for de potensielt mange alternativer som leverandørene kan kaste på deg.

, Jeg skal forklare hva du får når du jobber med en typisk VoIP-tjenesteleverandør, inkludert de fleste av de som er valgt av leserne våre i årets PCMag Business Choice Awards for VoIP-leverandører. Jeg vil også dekke hva du får hvis VoIP-leverandøren din tilbyr UCaaS. Før jeg går inn på detaljene, la meg gi deg en enkel oversikt over VoIP og UCaaS. Jeg ba Curtis Peterson, Senior Vice President of Cloud Operations hos leverandør av telefonsystemsystemet RingCentral, om å hjelpe til med å skille mellom de to tjenestene.

"VoIP er vanligvis bare en taletjenesteleverandør, inngående og utgående samtaler, " forklarte Peterson. "UCaaS ser i utgangspunktet på all forretningskommunikasjon og legger dem over IP eller Internett-protokoll. VoIP er en enkelt modus. UCaaS er multimodal: teksting, chatting, videokonferanser, skjermdeling, videomøter. Men den bruker VoIP for å drive stemmedelen."

OK, så nå som du har en grunnleggende forståelse av forskjellen mellom VoIP og UCaaS, vil jeg dele ned hva du får med hver tjeneste.

VoIP-funksjoner

I kjernen er VoIP en digital telefontjeneste som bruker internett til transport og levering av kommunikasjon. Du kan ringe og motta samtaler fra internettforbindelsen din via håndsett, slik du ville gjort i de fleste tradisjonelle kontorinnstillinger eller via softphones (som er programvarebaserte applikasjoner). Ved å dra nytte av mikrofonen og høyttalerne på skrivebordet, den bærbare datamaskinen eller smarttelefonen, kan du ringe på samme måte som du vil bruke et vanlig håndsett.

VoIP tilbyr mange av de samme tilbehør som din telco-leverandør. Du vil kunne motta og lytte til talemeldinger og overvåke anrop via innringer-ID. Samtaler kan videresendes til alternative linjer hvis noen ikke er tilgjengelige for å motta en samtale. Andre funksjoner VoIP-tilbud inkluderer auto-ledsagere, samtaleoppringinger, anropslogger, samtaleovervåking, samtaleopptak, samtaleoverføringer, oppringt konferanse og nummerporting.

UCaaS-funksjoner

Hvis du velger å gå med en VoIP-leverandør, vil du gå glipp av en åpenbar funksjon: video. Med UCaaS lar tjenesteleverandøren deg også planlegge en-til-en videosamtaler samt en-til-mange videokonferanser. Dette kan ikke virke som et must for mindre selskaper, men når teamet skaleres og når du ansetter i forskjellige geografier, vil du ønske å kunne utføre "ansikt til ansikt" videosamtaler. Med videokonferanser og VoIP vil du kunne gjøre ting som å gjennomføre møter med hundrevis av fremmøtte, dele skjermen med alle som deltar, og til og med dele og motta filer til alle som ringer eller til individuelle fremmøtte.

UCaaS-verktøy lar deg også chatte og tekstmelde med kolleger på planen din. Hvorfor trenger du denne funksjonen? Vel, hvis du er på en videosamtale med en klient og selgeren din snakker ut av sving, kan du sende henne en privat chat-melding for å få alle på samme side. Dette lar også teammedlemmene dine sende chatmeldinger i stedet for e-post for å diskutere mer tidssensitive og mer tilfeldige interaksjoner.

Noen UCaaS-leverandører gir mulighet for dypt samarbeid og gruppeprosjektstyring. Dette inkluderer dokumentdeling og samtidig redigering, oppgavelister, delte kalendere og til og med felles fillagring.

Hvis du er en av de rare kattene som fortsatt liker å sende og motta fakser, kan noen UCaaS-løsninger gjøre det fra datamaskinen eller mobilenheten din (der fakser automatisk lagres på Dropbox- eller Microsoft OneDrive-kontoen). Denne funksjonen gir deg også bedre tilsyn med hvem som sender og mottar fakser, hva de fakser, og den lar deg slå av søppelfakser.

Det viktigste aspektet av en UCaaS-plattform er kanskje dens evne til å integrere med tredjepartsløsninger for å hjelpe deg med å hente inn og eksportere data fra verktøy til verktøy. Hvis du for eksempel trenger å ringe en kunde og du vil ha tilgang til postene til henne for å forbedre kommunikasjonen din, gjør en integrasjon mellom Salesforce-kontoen og UCaaS-verktøyet dette utrolig enkelt. Fra Salesforce-oversikten kan du starte samtalen, se kundens samhandlingshistorikk og legge til notater om hva som blir sagt under samtalen. Med en Microsoft Outlook e-postintegrasjon kan du starte samtaler direkte fra kroppen til en e-post.

Integrasjoner er spesielt nyttige for selskaper som planlegger å bruke UCaaS-verktøyet for å svare på helpdesk-billetter. Se for deg å gi tjenesterepresentanter muligheten til å ringe og ta anrop direkte i helpdesk-konsollen. Se for deg å gi dem muligheten til å undersøke kundeinteraksjoner eller legge til notater i kundeoppføringer mens du er på samtalen, og bind deretter disse dataene på tvers av UCaaS-, helpdesk- og CRM-verktøyene dine for senere oppbygging.

"Bedrifter som ser på vanlige VoIP-løsninger, mister muligheten til å sette flere kommunikasjonsverktøy sammen med en leverandør og få rabatt på det, " sa Peterson. Det er fordi de fleste leverandører tilbyr store rabatter når du pakker alle UCaaS-verktøyene dine i stedet for kommunikasjonsverktøy for kirsebærplukking på flere leverandører. Tenk på hvordan du kjøper hjemmet ditt til kabel, internett og telefon: prisen for alle tre sammen er vanligvis mindre enn å gå med tre forskjellige leverandører for hver.

Bundling garanterer også at hver tjeneste integreres og rapporterer tilbake til hverandre uten problemer. "Hvis du har en leverandør for VoIP, en for video og en for chat, kan du ikke dele analyser mellom dem, " forklarte Peterson.