Gjennomgang og vurdering av regnskapssite

AccountingSuite er ny i de årlige regnskapsgjennomgangene for småbedrifter, men den har vært tilgjengelig siden 2012. Falling et sted mellom inngangsnivå-regnskapsprogramvaren som vi vanligvis gjennomgår og mellomliggende applikasjoner, som NetSuite og Intaact, er AccountingSuite den mest funksjonsrike småbedriften. regnskapsnettsted vi har testet. Dets beholdningssporingsverktøy er det mest robuste vi har sett i denne prisklassen, og tjenesten er ganske kompetent på sporingstid og prosjekter. Brukeropplevelsen kan imidlertid bruke noe arbeid.

Tatt i betraktning alt det gjør, sammen med de generøse støttealternativene, er AccountingSuite et utmerket valg for små bedrifter som trenger å gå utover QuickBooks og er villige til å lære hvordan du konfigurerer den og tilpasser tjenesten til individuell bruk. Selskapet kan hjelpe med dette også.

Planer og priser

AccountingSuite tilbyr fire nivåer av service. Oppstart ($ 19 per måned) inkluderer grunnleggende regnskapsalternativer, prosjekt- og tidssporingsverktøy og rapporter for en bruker. Business ($ 25 per måned) legger til salg, kjøp og omsetningsavgift for to brukere. For $ 55 per måned inkluderer den fembrukerne Professional-versjonen også omfattende lagerstyring. Professional med e-handel plan koster $ 129 per måned for 10 brukere. Alle versjoner har ubegrenset CPA og bokholder seter.

Til sammenligning starter QuickBooks Online på $ 20 per måned for sin Simple Start-plan. Neste nivå opp er Essentials, som legger til fakturerings-, flerbruker- og tidssporingsmuligheter for $ 35 per måned. Plus-planen ($ 60 per måned) tilbyr full prosjekt- og inventarsporing. Sage Business Cloud Accounting starter på $ 25 per måned. ZipBooks 'startplan er gratis, og tilbyr ubegrensede kontakter og fakturering, en bankstrøm og administrasjon av inntekter og kostnader. Wave er også gratis å bruke, selv om det krever transaksjonsgebyrer.

AccountingSuite tilbyr ikke hundrevis av tillegg som Xero og QuickBooks Online gjør; den ble designet for å inkludere avanserte funksjoner uten behov for tillegg. Det integreres imidlertid med bransjeledere på områder som lønn (ADP og SurePayroll), omsetningsavgift (Avalara), CRM (Zoho) og online betalinger (Stripe og Dwolla).

Seriøs oppsett

Tatt i betraktning dens dybde, bredde og tilpassbarhet, er AccountingSuite ikke den typen nettsted som du hopper inn og oppretter fakturaer på fem minutter (selv om du kunne gjort det). Hvis du vil ha den beste, mest individualiserte opplevelsen som mulig, bør du virkelig sette av en alvorlig del av tiden for å komme i gang med nettstedet.

Selskapet tilbyr flere måter å veilede deg gjennom installasjonsprosessen. Det finnes en søkbar brukerveiledning, så vel som AccountingSuite Academy. Du kan få kontakt med supporteksperter via chat, e-post og telefon. Og det er en kobling på Workflow-hjemmesiden til et testfirma; kan du laste dette og øve på å bruke nettstedets funksjoner før du begynner å legge inn dine egne live-data.

Det er også en nettleserutvidelse tilgjengelig gjennom WalkMe-tjenesten som hjelper deg gjennom både tidlige og mer avanserte trinn; den legger til en "Vis meg hvordan!" fanen til navigasjonsverktøylinjen. Jeg opplevde blandede resultater ved bruk av dette verktøyet; noen ganger fullførte den ikke en spesifikk prosess. Det er ingen lenke til hjelp på arbeidsskjermene, og egentlig ingen kontekstsensitiv veiledning i det hele tatt.

Et av de første stedene du bør stoppe er Innstillinger-menyen (tilgjengelig fra flere sider på hele nettstedet). Her kan du spesifisere preferanser for dusinvis av alternativer på hele nettstedet, for eksempel valuta, omsetningsavgift, standardkontoer, måleenheter, lokasjoner og lagermontering. Noen funksjoner er slått av når du først bruker AccountingSuite, så det er veldig viktig at du besøker alle deler av Innstillinger. Tjenesten tilbyr også spesialisert veiledning hvis du oppgraderer fra QuickBooks.

Forenkle kompleksiteten

AccountingSuite må pakke mye innhold på skjermene sine, og det gjør det med hell. Likevel kan det være et veldig overfylt brukergrensesnitt. Ett alternativ for hjemmesider ligner hjemmesidene til mange små regnskapsapplikasjoner gjennom årene. Denne arbeidsflytsvisningen er delt inn i seks seksjoner: Salg, regnskap / bank, kjøp, varelager, prosjekt / tidssporing og support. Hvert område viser fargerike knapper som representerer spesifikke oppgaver eller verktøy som finnes der. For eksempel har salg fire: Salgskurser, salgsordrer, fakturaer og forsendelser. Klikk en for å bli ført til disse arbeidsskjermene.

Rett til venstre for dette er en vertikal navigasjonsrute som holder seg i sikte uansett hvor du går på nettstedet, og fungerer som din viktigste guide for å komme deg rundt. Den er delt inn i hurtigmeny, salg, kjøp, varelager, bank, regnskap, prosjekter / tid, rapporter og lister. La oss si at du velger Salg. Tre lister med tekstkoblinger vises. Den ene inneholder lenker til lister over relaterte skjemaer og andre verktøy (salgsfakturaer, kontantkvitteringer, kontoer, prislister). Det andre tar deg med til de faktiske skjermbildene for formskaping. Og den tredje viser en liste over rapporter for den delen.

Når du fortsetter å jobbe i forskjellige skjermer, viser en horisontal verktøylinje øverst på skjermen en knapp for hver side du har besøkt, slik at du enkelt kan komme tilbake. Hvis du klikker på x til høyre for hver etikett, lukkes det, eller du kan lukke dem på en gang. Tilgang til en standard Windows-meny vises i øverste venstre hjørne, men du må vite at den er der for å finne den, siden den slett ikke er åpenbar. En liten gul pil ned åpner lysbildemenyer for operasjoner som vanligvis finnes under File, Edit og View. Listen inneholder en veldig viktig oppføring: "Hjemmesideinnstillinger", der du vil angi preferanser for startsiden. det er fire utover arbeidsflytsvisningen som ble nevnt tidligere.

Fylling i emnene

AccountingSuites mange postmaler og transaksjonsformer inneholder felt som ofte brukes av små bedrifter. Kunde- og leverandørposter har for eksempel felt for kontaktinformasjon og ikke mye annet. De er ikke så grundige som, for eksempel, de i Zoho Books. Skjemaer som fakturaer er langt mer omfattende. I tillegg til standardfeltene som nettsteder som Xero og Sage tilbyr (kunde, dato, vilkår, fakturanummer), er det felt for alternativer som fraktorsendelse, leveringsmetode, sporingsnummer, måleenhet og tilsvarende salgsordrenummer. Du kan se en oversikt over hver transaksjon og generere kredittnotater, fraktetiketter og pakkelister fra fakturaskjermen.

Men dette er bare standardkonfigurasjonene. AccountingSuite er utrolig tilpassbar, mer enn noen konkurrent på regnskapsnettstedene vi har gjennomgått. Klikk på "Endre skjema", så åpnes et vindu som inneholder dusinvis av alternativer for gjeldende skjema eller post. Du kan klikke foran alle som er sjekket for å fjerne dem og klikke for å legge til noen som ikke allerede er der.

Når du er i en arbeidsskjerm, vil det være minst en rad med små knapper øverst på siden som du klikker for å få tilgang til relaterte funksjoner. På tidsporingssiden kan du for eksempel gjøre ting som å opprette en ny tidsoppføring, legge ved filer, generere en faktura for en fakturerbar tidsblokk eller se alternativene for tilpasning av skjema. Skjemaer selv, som fakturaer og innkjøpsordrer, tar en litt annen tilnærming til rullegardinlistene du bruker for å velge ting som kunder og varer. Når du klikker på pil ned for å åpne listen, får du tre alternativer. Du kan angi en søkestreng for å finne ønsket oppføring, vise en liste over alle tilgjengelige eller opprette en ny mens du er på farten.

Du kan alltid legge til listen over alternativer for hvert felt mens du går. Men en del av oppsettarbeidet ditt bør omfatte å sammenstille disse listene på forhånd så mye du kan. Når du klikker på Lister på venstre vertikale verktøylinje, ser du alle datatypene som er tilgjengelige på nettstedet, for eksempel Prosjekt / jobb, betalingsmåte, klasse og prisnivå. Herfra kan du lage så mange av hver du vil. Klikk for eksempel på "Fraktleverandør" under Opprett overskrift, så ser du en tabell som inneholder en liste over de du allerede har definert (DHL, FedEx eller UPS, for eksempel). Et lite vindu åpnes som inneholder utfyllingsfelt for å legge til mer.

To oppføringer i denne listen fortjener spesiell oppmerksomhet (disse vises også når du klikker på hurtigmeny-fanen i venstre vertikale verktøylinje). Customer / Vendor Central lar deg få tilgang til omfattende lister over firmaets kunder og leverandører. Merk en ved å klikke på den, og høyre rute på skjermen viser tilsvarende transaksjoner. Du kan se på disse for å åpne de underliggende transaksjonene.

Hvis du har flere ansatte som bruker AccountingSuite, må du konfigurere dem før de kan begynne å jobbe. Klikk på Brukerliste for å åpne skjermen, og du bør se en oppføring selv. Klikk på + Legg til i verktøylinjen for å legge til en bruker. Du vil se felt for informasjon, inkludert navn, e-post og tittel. Under det spesifiserer du hvilken type tilgang hver enkelt har i hvert primært område på nettstedet: Full tilgang, Bare visning eller Ingen rettigheter (du kan også merke av i en boks merket Rapporter bare, som gråser ut alt annet). Dette kan sammenlignes med hva nettsteder som Xero tilbyr, men jeg forventet mer fra et så avansert nettsted; for eksempel tillatelser som går ned til skjermnivå.

Rapporter og mobil

Et så robust regnskapsnettsted trenger en stall av rapporter som samsvarer med kraften. AccountingSuite har det, selv om rapportene ikke er like tilpassbare som QuickBooks Online, og det er heller ikke så mange. Du kan opprette standardrapporter som forventes for hver del av nettstedet (Innkjøp, varelager og så videre), og de mer komplekse økonomiske rapporter som regnskapsførere generelt oppretter og analyserer (for eksempel balanse og resultatregnskap).

AccountingSuite jobber for tiden med en Android-app for tjenesten, og selskapet sier at sider er optimalisert for mobil. Jeg klarte å få tilgang til den på en iPad ved hjelp av Chrome (Safari støttes ikke), og selv om den åpnet på en Samsung Galaxy S8, var innholdet for lite til å se.

Dype verktøy, svak hjelp og brukergrensesnitt

AccountingSuite har imponerende verdi: Du får mye funksjonalitet og tilpassbarhet for pengene. Selskapet er veldig åpen for å samarbeide tett med brukere for å bygge et skreddersydd regnskapsmiljø, selv om AccountingSuite absolutt kan brukes som den er. Jeg vil imidlertid se mer kontekstsensitiv hjelp og en mer oppdatert brukeropplevelse for å følge med alle regnskapsverktøyene.

Totalt sett er AccountingSuite en anbefalt tjeneste for små bedrifter som trenger mer enn det som tilbys av Xero, spesielt innen lagersporing. Men for de fleste småbedriftsregnskapsmessige behov forblir QuickBooks Online vårt redaksjonelle valg.