Epson arbeidsstyrke es-300wr trådløs dokumentskanner - gjennomgang og vurdering av regnskapsutgave

Den svært bærbare Epson WorkForce ES-300WR Wireless Document Scanner - Accounting Edition ($ 399.99) er en forbedret versjon av Editors 'Choice WorkForce ES-300W vi vurderte i fjor. Denne siste iterasjonen av Epsons flaggskip bærbare dokumentscannerlister for bare $ 100 mer, men dens forretnings-sentriske programvare, samt et overhalt og omdøpt dokumentfangstgrensesnitt, gjør det mer nøyaktig og bokføringsvennlig og øker dermed den samlede verdien. Hvis det å samle inn økonomiske data på veien og eksportere dem for bruk i din regnskapsapplikasjon - eliminere behovet for å legge dem inn manuelt - høres attraktivt ut, bør du vurdere ES-300WR.

En godt gjennomtenkt reisefølge

Merk at hvis du foretrekker en mindre mobil stasjonær dokumentscanner, tilbyr Epson også en regnskapsutgave av WorkForce ES-500WR Wireless Document Scanner, som er litt raskere, større og tyngre. Når den bærbare modellen er lukket opp og klar for veien, måler den 2, 6 x 11, 3 x 3, 5 tommer (HWD) og veier 2, 9 kilo. Mye av høyden og vekten kommer fra et innebygd, oppladbart batteri. Noen andre bærbare skannere med oppladbare batterier inkluderer de litt mindre og lettere Editors 'Choice Canon imageFormula P-215II Scan-Tini, og den mye mindre og lettere tilsynelatende Doxie Q. Den førstnevnte, som ES-300WR og dens ES-300W tvilling, leveres med en 20-arks automatisk dokumentmater (ADF) som skanner begge sider av tosidige sider samtidig, i ett pass. Doxie Qs ADF har derimot bare åtte sider; og for å skanne begge sider av tosidige sider, må du skanne den ene siden av originalene og deretter snu dem manuelt for å skanne de andre sidene.

Mens lettere maskiner som Xerox Duplex Travel Scanner, Visioneer Patriot P15 og Epsons egen DS-320 Portable Duplex Document Scanner og WorkForce ES-200 er mindre, lettere og lettere å bære, har de ikke batterier, noe som betyr at du blir bundet til et strømuttak.

Hvor raskt batteriet lades avhenger av strømkilden, og som mange andre nylige bærbare modeller, vil ES-300WR løpe og lade fra strøm- eller USB-strømkilder samtidig. Epson fortalte meg at når skanneren er i bruk, lades batteriet fra strømuttak på bare et par timer; USB 3.0 tar omtrent fire timer, og USB 2.0 trenger rundt 20 timer. Skanneren lader raskere, selvfølgelig, når den er slått av. Epson krever ikke en spesifikk batteritid per side, men jeg skannet hundrevis av sider på en enkelt lading under testingen.

ES-300WRs driftssyklus er 500 skanninger per dag, noe som er det samme som DS-320, ES-200 og Canon P-215II, mens Patriot P15 og Doxie Q-volumvurderingen er dobbelt så mye.

Dekselet åpnes for å avsløre 20-arks ADF og kontrollpanelet, som er delt mellom øverst til høyre på skanners ansikt og den fremre høyre kanten av chassiset. Kontrollene i seg selv består av fire knapper - Power, Stop (Cancel), Start, Wi-Fi Connect (Wi-Fi Protected Setup, eller WPS) -og fem status-LED: Feil, automatisk matemodus, Klar, Wi-Fi On / Off og batteri. Legg også merke til på bildet nedenfor at lokalisert nær venstre side av ansiktet, nærmest kattete hjørnet fra kontrollene, er en modusvelgerveksling for å veksle mellom standarddokumenter og tykke plastkort (ID-kort og kredittkort, for eksempel). På høyre forkant er det en knapp for å velge Wi-Fi- eller USB-tilkobling.

Du kan koble ES-300WR trådløst til nettverket ditt via Wi-Fi og kablet til en enkelt PC via USB, enten 2.0 eller 3.0. Du kan skanne til både Apple iOS og Android-enheter med Epson DocumentScan-appen.

ScanSmart Accounting Edition

Siden ES-300Ws debut tidlig i 2017, har Epson gjort betydelige endringer i programvaresamlingen den inkluderer med sine skannere. Den mest betydningsfulle endringen er selskapets nye ScanSmart, et administrasjonsverktøy som integrerer skanneren, programvaren og andre applikasjoner som hjelper dem til å jobbe jevnere. De nye regnskapsvennlige funksjonene er programvarespesifikke; de er en del av en utvidet versjon av verktøyet som heter ScanSmart Accounting Edition.

ScanSmart lar deg konfigurere og utføre skannejobber, samt lage arbeidsflytprofiler (Skann til fil, Skann til e-post og så videre), eller forhåndsinnstillinger, som Epson kaller Handlinger, som definerer alle aspekter av en skannejobb. ScanSmart Accounting Edition gjør det enklere å få dataene dine samlet inn fra skannede økonomiske dokumenter til bokføringsprogrammet, nærmere bestemt QuickBooks Online og Excel.

I hovedsak består Accounting Edition-oppgraderingen av en ScanSmart-utvidelse kalt Kvitteringsbehandling som automatisk identifiserer og trekker ut relative økonomiske data fra kvitteringer, fakturaer og andre økonomiske hardkopier, og hjelper deg å massere dem til data som er kompatible med QuickBooks Online eller Excel. Dette kan potensielt eliminere kjedelig og tidkrevende manuell oppføring. Excel-eksporten er CSV, et format som er akseptert av de fleste bokføringsprogrammer. I følge Epson lærer ScanSmart når du bruker programvarens automatiske filnavn- og kvitteringsgjenkjenningsverktøy hvordan du identifiserer tilbakevendende data, for eksempel leverandørnavn og logoer, tilbakevendende utgifter og så videre, og dermed strømlinjeforme lagring, henting og finne- kritiske data-og-dokumenter prosesser.

I tillegg til ScanSmart Accounting Edition inkluderer programvarebunten Nuance Power PDF, et PDF-oppretter- og redigeringsprogram alternativ til Adobe Acrobat; Nuance PDF Converter for Mac; og NewSoft Presto! BizCard, et visittkortverktøy for skanning og arkivering.

En rask bærbar dokumentskanner

Epson vurderer ES-300WR til 25 sider per minutt (ppm) i enkeltsidig modus (50-sidig) og 50 bilder per minutt (eller ipm, der hvert bilde er en side av en tosidig side) i tosidig modus. Jeg kjørte testene mine over USB 3.0 på 300 dpi fra PCMags standard Intel Core i5 testbed PC som kjører Windows 10 Professional. ES-300WRs score er nær nok til de andre Epson-modellene som er diskutert her (ES-200W, ES-300W og DS-320) til at det er trygt å si at skanneren i seg selv og BIOS ikke har gjennomgått noen signifikante ytelsesrelatert finjustering, og at ScanSmart ikke behandler data merkbart raskere enn de nylig erstatte Epson Scan 2 / Image Capture Pro-verktøyene jeg brukte da jeg testet fjorårets ES-300W.

Se hvordan vi tester skannere

Etter å ha diskontert forsinkelsestiden (perioden mellom når den siste siden skannes, og programvaren lagrer skannejobben til et brukbart bilde eller en søkbar PDF-fil), skannet ES-300WR mitt 25-sidige ensidige dokument med hastigheten på 28, 3 ppm og det 25-siders tosidige (50-bilders) dokumentet med 54, 5ipm. For begge dokumentene er det 1 ppm raskere enn ES-300W. ES-320 og ES-200W score matchet i utgangspunktet ES-300WR. Visioneer P15 og Canon P-215II har begge lavere hastighetsvurderinger, med 10 ppm og 20ipm, enn Epson-portablene. P15 scoret 17, 1 ppm og 34ipm og Canon P-215II klarte 15, 9 ppm og 30, 9ipm.

I neste test, tidsbestemte jeg ES-300WR da den skannet de samme to dokumentene, og da ScanSmart behandlet og lagret dem til PDF-fil. Som forventet av min erfaring med de tidligere Epson-modellene, var PDF-skanningstidene nesten identiske med resultatene i forrige test.

Deretter tidsbestemte jeg ES-300WR som den, ved hjelp av ScanSmart, skannet og konverterte det 25-siders, 50-bilders dokumentet til den mer allsidige søkbare PDF-filen. Den fullførte oppgaven på 55 sekunder, med bare en sekunders forsinkelse mellom skanning til søkbar PDF og skanning til minne uten konvertering eller formatering.

De andre Epson-modellene presterte selvfølgelig på samme måte, og P15 klarte den samme oppgaven på omtrent 40 sekunder saktere, men P-215II slo ES-300WR med omtrent 5 sekunder.

Nøyaktighet og eksport

Jeg vil heller at skanneren min er treg enn unøyaktig. For det formål konverterte ES-300WR både Arial- og Times New Roman-skriftsidene uten feil ned til 6 poeng, noe som gjorde det til den mest nøyaktige av alle skannerne som er nevnt her. som er litt mer nøyaktig enn DS-320. De to andre Epson-portablene, ES-200W og ES-300W, var fremdeles litt mindre nøyaktige. Jeg så også tilbake på alle de bærbare dokumentskannerne PCMag har gjennomgått de siste to årene, og oppdaget at ES-300WR med ScanSmart har tjent de beste nøyaktighetspoengene for en bærbar dokumentscanner så langt.

Jeg så også på bokføringsfunksjonene i ScanSmart Accounting Edition-programvaren. Å få økonomiske data fra papirkopi til din regnskapsapplikasjon er en todelt prosess, skanning og eksport. Du skanner kvitteringer, fakturaer og så videre inn i ScanSmart som du gjør i alle andre dokumenter, og når du er ferdig bruker du en ScanSmart-handling for å sende dataene til kvitteringsbehandler for å se gjennom og, vel, håndtere dem.

Ved å klikke på Eksporter og lagre får du alternativene til enten å eksportere til QuickBooks eller Lagre som CSV. Hvis du velger førstnevnte, må du sørge for at QuickBooks er åpent, slik at ScanSmart kan finne det. ScanSmart åpner deretter et QuickBooks-vindu som først inviterer deg til å logge på QuickBooks, og deretter lede deg gjennom prosessen med å matche felt og eksportere dataene. Selv om jeg ikke har gjort dette med ScanSmart og QuickBooks, eksporterte jeg data tilbake inn og ut av QuickBooks ofte da jeg gjorde regnskap. Jeg mistenker at denne prosessen er lik. De første gangene innebar det å matche QuickBooks-datafeltetiketter (si "Utgifter / bil / vedlikehold") til tilsvarende etiketter i innkommende data. (Jeg har mistanke om at ScanSmart gjør mesteparten av læringen.)

Når du eksporterer til en CSV-fil, velger du ganske enkelt det alternativet, navngir filen, og programvaren tar den derfra. Hvordan du bruker dataene etter det, er opp til deg. I de fleste scenarier, men som å si dataene til FreshBooks, må du sannsynligvis massere det litt, i det minste ved å matche og merke hver CSV-post til tilsvarende poster i regnskapsprogramvaren. Hvis du har erfaring med Excel, er alt dette Intro to Spreadsheets 101, og det er omfattende informasjon tilgjengelig på nettet (og sannsynligvis dokumentasjonen til bokføringsprogrammet ditt) om forberedelse av CSV-filer for import. Likevel vil jeg gjerne at ScanSmart Accounting Edition støtter flere ekstra regnskapspakker, siden ikke alle bruker QuickBooks.

Bra for forretninger

Forskjellen mellom Editors 'Choice ES-300W og denne nyere ES-300WR-modellen er alt i programvaren. Så når det gjelder å avgjøre om det er verdt premien på $ 100, må du tenke på bedriften din. Hvis denne nye regnskapsmessige iterasjonen av vår nåværende favoritt bærbare dokumentscanner redder deg eller noen andre i organisasjonen fra timer med manuelt å legge inn økonomiske data (som i tillegg til å være kjedelig, øker potensialet for inputfeil) hver måned, selvfølgelig er det det. Men hvis du ikke ser at virksomheten drar nytte av denne programvaren som er tilberedt, er ES-300W veien å gå.