Epson arbeidsstyrke es-500wr trådløs dokumentskanner — gjennomgang og vurdering av regnskapsutgave

Epson WorkForce ES-500WR Wireless Document Scanner - Accounting Edition ($ 499.99), er en lett-til-middels plikt arkmatingsskrivebordsdokument-skanner som er passende for bruk i små kontorer og arbeidsgrupper. Det er en variant av WorkForce ES-500W, som pakker inn Epsons oppgraderte skannings- og dokumentbehandlingsverktøy, ScanSmart og ScanSmart Accounting Edition bokføringsvennlig tillegg. Hvis virksomheten din krever gjentatt manuell oppføring av økonomiske data, vil ES-500WR være et attraktivt alternativ til vårt redaktørvalg blant dokumentskannere på inngangsnivå, Brother ADS-2700W.

Lære en gammel hund nye triks

Den største forskjellen mellom ES-500WR og ES-500W er i Accounting Edition-programvaren, så det er ikke massevis av maskinvareoppdateringer her. I likhet med ES-500W måler den 6, 6 x 11, 6 x 6, 9 inches (HWD) med skuffene lukket og veier 8, 1 pund. Det er litt større og 2, 5 pund tyngre enn Brother ADS-2700W, nær størrelse og 2, 1 pund lettere enn Panasonic KV-S1026C-MKII, og litt mindre i alle dimensjoner enn Editors Choice HP ScanJet Pro 3000.

Men husk at mens de er stengt og ute av drift, tar ingen av disse maskinene mye skrivebord. Men med sine automatiske dokumentfremførere (ADF) og utskriftsskuffer åpne og klare for arbeid, dobler de vanligvis i høyden og tredoblet (eller mer).

ADF på ES-500WR inneholder opptil 50 originaler og den daglige driftssyklusen er 4000 skanninger. De konkurrerende modellene som er nevnt her kommer også med 50-arks ADF-er. Når det gjelder driftssyklus faller ES-500WR midt i pakken, med ADS-2700W og KV-21026C-MKII som støtter 1000 flere daglige skanninger og ScanJet 3000 håndterer 500 færre.

Du kan koble deg til ES-500WR direkte via USB 3.0, via nettverket kablet eller trådløst med Ethernet eller Wi-Fi, eller fra smarttelefonen eller nettbrettet med nærfeltkommunikasjon (NFC). NFC er en peer-to-peer nettverksprotokoll som lar deg skanne arkene som er lagt i innskuffen til mobilenheten din ved å tappe den på NFC-hotspot som ligger rett overfor kontrollpanelet på skannens side. Du kan koble til mobilenhetene dine med Wi-Fi Direct, eller skanne til flash-minnestasjoner og andre lagringsenheter via en USB-port på baksiden av chassiset.

Kontrollpanelet er enkelt, med syv knapper: Power, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi on / off, Double Feed Detection Skip, Slow Mode, Stop, Start og NFC. Det er også syv statuslamper: AP-modus (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, Feil, Automatisk matemodus, Klar, Hopp over deteksjon av dobbel mating og Sakte modus. Legg merke til at det ikke er noen knapper eller et display for å velge profiler, velge ensidig eller tosidig skanning eller for å gi skanneren noen andre instruksjoner. Alt som håndteres fra ScanSmart, enten manuelt etter at sidene er skannet eller automatisk, i henhold til et sett med forhåndskonfigurerte instruksjoner som er lagret i arbeidsflytprofiler som Epson kaller Handlinger.

Robust forretningsprogramvare

ES-500WR leveres med nedlastbar tilgang til ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (for Windows), Nuance PDF Converter (for Mac) og Presto! BizCard. I stedet for et faktisk skannergrensesnitt og dokumentbehandlings- og administrasjonsprogram, er ScanSmart mer et skall som integrerer eksisterende verktøy og programmer, slik at de kan interagere med selve skanneren og hverandre mer flytende. Epson Scan 2 og Document Capture Pro er samlet som en del av ScanSmart.

Med ES-500WR får du tillegg til Accounting Edition, også kjent som kvitteringsleder. I tillegg til ScanSmarts evne til å akseptere tilleggsutvidelser og integrere applikasjoner, lærer den ifølge Epson også hvordan man identifiserer gjentagende data, for eksempel leverandørnavn og logoer, månedlige utgifter og så videre. Med andre ord, jo mer du bruker det, desto mer effektivt håndterer kvitteringsleder dine økonomiske skanninger. Den gjenkjenner og trekker ut data fra skannede kvitteringer, fakturaer og andre økonomiske dokumenter og lagrer dem deretter i sin egen innebygde database. Kvitteringsbehandling kan deretter eksportere dataene til QuickBooks Online, eller Microsoft Excel-kompatible filer som du deretter kan importere til ett eller de mange andre bokføringsprogrammene, med, det vil si en viss manipulering av datakolonnene i Kvitteringsbehandling eller den eksporterte CSV-filen i Excel, eller begge deler.

Min eneste virkelige klage på ScanSmart Accounting Edition er at den ikke støtter andre populære bokføringsprogrammer direkte.

Foran pakken

Epson vurderer ES-500WR med 35 ensidige sider per minutt (ppm) og 70 tosidige bilder per minutt (eller ipm, der hver sideside er et bilde). Jeg testet ES-500WR over Ethernet på 300 dpi med ScanSmart Accounting Edition på vår standard Intel Core i5 testbed PC som kjører Windows 10 Professional. Den nye programvaren økte ikke skanne- og dokumentbehandlingshastigheten over ES-500W, som allerede var en sterk utøver.

Se hvordan vi tester skannere

Diskonterer tiden mellom når den siste siden treffer utskriftsskuffen og når ScanSmart lagrer dokumentet i et brukbart filformat - det vi kaller "etterslep" -tid - ES-500WR skannet vårt 25-sidige ensidige tekstdokument på 40 ppm og 25-siders tosidig dokument på 75, 7ipm, betydelig raskere enn Epsons rangeringer. ES-500WR skannet, behandlet og lagret de samme testdokumentene til image PDF på 37, 7 ppm og 67, 7ipm, en respektabel ytelse sammenlignet med rangeringen og konkurrentene.

Det er omtrent 2, 5 ppm raskere og 1, 5ipm saktere enn ES-500W, 3 ppm raskere og 2, 3 tommer tregere enn Brothers ADS-2700W, 2, 4 ppm og 2, 5ipm raskere enn HPs ScanJet 3000, og 6, 1 ppm og 7, 7ipm foran Panasonics KV- S1026C-MKII.

Når du skanner til søkbar PDF, et format som er mer gunstig for søk i søk og henting av programmer, skannet og lagret ES-500WR vårt 25-siders tosidige (50 bilder) testdokument på 44 sekunder. Den poengsummen knyttet ES-500W søsken og er et sekund eller to raskere enn Brother- og HP-modellene. På 1 minutt og 6 sekunder tok Panasonic opp baksiden.

Solid virksomhetsskanning

Hva er bra med en flammende rask skanner hvis den resulterende redigerbare teksten krever timer med feilretting? Heldigvis er dagens OCR-teknologi mye mer nøyaktig enn det. ES-500WR, for eksempel, skannet og konverterte standard Arial og Times New Roman-sidene feilfritt ned til 6 poeng, noe som er mer enn nøyaktig nok for de fleste forretningsapplikasjoner. Det slår de forrige ES-500Ws 8 poeng for begge skriftene uten feil.

Med 5 poeng uten feil på Arial-testsiden og en uovertruffen feilfri 4 poeng på Times New Roman-siden, er Brothers formidable ADS-2700W fortsatt den mest nøyaktige skanneren som er gjennomgått her på omtrent et år. I mellomtiden bandt Panasonic KV-S1026-MKII ES-500WR, og HP ScanJet 3000 klarte å skanne ned til 8 poeng med begge skrifttypene feilfrie.

Jeg skannet også noen få bunker med kvitteringer og fakturaer med kredittkort og brukte deretter en ScanSmart Action-profil for å flytte dataene inn og åpne kvitteringsbehandler.

Den neste fasen innebærer å eksportere dataene til enten QuickBooks Online eller til en Excel CSV-fil. Kvitteringslederens integrasjon med QuickBooks er godt automatisert. Når du, etter å ha åpnet QuickBooks på PC-en, klikker på Eksporter til QuickBooks i ScanSmart, starter det et vindu som inviterer deg til å logge på QuickBooks og deretter følge instruksjonene som leder deg gjennom resten av prosessen.

Når du eksporterer til en CSV-fil, velger du ganske enkelt handlingen i ScanSmart, og navngir og lagrer filen. Hva som skjer videre kommer an på hva du vil gjøre med dataene. Å forberede den på import til et regnskapsprogram vil trolig kreve minst en viss manipulasjon i Excel. Hvis du har en grunnleggende kunnskap om Excel, er det enkelt å forberede CSV-filer for import til et annet program. Avhengig av hvilket program du vil importere dataene til, kan prosessen beskrives i den programvarens dokumentasjon.

Hvis ikke, er det mange dokumenter som dekker CSV-postmerking og manipulasjon på Microsofts nettsted og andre steder. Selv om det til tider kan være intrikat arbeid, er det ikke veldig komplisert. Men det ville være mye enklere hvis ScanSmart Accounting Edition støttet noen få mer populære bokføringsapplikasjoner.

Tidsbesparende programvare

Når du driver en hjemmebasert eller liten kontorbasert virksomhet, er det kanskje en av de mer kjedelige, gjentagende oppgavene å legge inn data fra papirkopier, fakturaer og andre økonomiske dokumenter i et bokføringsprogram. Med sin støtte for å skanne økonomiske dokumenter, skinne relevante data og deretter forberede dem på og eksportere dem til QuickBooks Online eller Excel-regneark, tar Epson ES-500WR en anstendig innsats for å automatisere prosessen. QuickBooks-integrasjonen er godt utviklet og bør spare deg for din eller organisasjonen din tid ved å automatisere mye av den økonomiske dataregistreringsprosessen. Med Excel-integrasjonen, på den annen side, kan det hende du må massere dataene i CSV-poster som er kompatible med din regnskapsapplikasjon.

Selv om en bredere integrasjon med andre bokføringsprogrammer vil gi en større verdi for organisasjoner som ikke bruker QuickBooks, er prosessen med å forberede CSV-postene for import i Excel grunnleggende. Selv om det koster 100 dollar mer enn Editors 'Choice Brother ADS-2700W, er ES-500WR verdt den høyere prisen hvis muligheten til å skanne og eksportere økonomiske data vil spare verdifull tid for bedriften din.