Meeteor gjennomgang og vurdering

For ofte utnytter vi ikke fullt ut potensialet i våre daglige forretningsmøter, så det blir lett å føle at de kaster bort tiden vår. Når ingen er sikker på et møtes formål, dets mål og forventede utfall, eller hvilke beslutninger som virkelig må tas, blir samarbeid vanskelig. Folk slutter å bruke en time på å snakke om en storslått plan, hvoretter ingenting faktisk skjer. Meeteor, som starter på $ 9 per bruker per måned, tar sikte på å hjelpe med det problemet.

Meeteor hjelper teammedlemmer med å organisere mål og materiell før de går sammen, føre notater og tildele handlinger under arrangementet, og følge opp oppgavene også etter at alle har forlatt rommet. Tanken er å fange konklusjoner og ideer som kommer ut av en bestemt diskusjon, og deretter oppmuntre og spore oppfølging av eventuelle beslutninger som tas.

Stor forutsetning, "iffy" henrettelse. Selv om programvaren har noen gode ideer, har den en svak implementering. Hvis funksjonene kan samles ut, kan Meeteor bli et virkelig nyttig verktøy på linje med noen av våre Editors 'Choice-produkter for online samarbeid, inkludert Podio og Slack.

Be menneskene dine kalle folket mitt

Registreringsprosessen er enkel. Meeteor er gratis for lag med opptil fem medlemmer, noe som gjør det enkelt å sparke dekkene. For større organisasjoner krever webapplikasjonen $ 9 per bruker per måned, med foretakslisensiering tilgjengelig med spesifikke priser bare tilgjengelig fra Meeteors salg. Møte gjester (utenfor organisasjonen din) regnes ikke med lisensvilkårene, så du trenger ikke å betale et gebyr for en engangs besøkende. Programvaren er integrert med Microsoft Outlook og Atlassian HipChat, med støtte for Google Kalender som kommer snart, ifølge Meeteor.

Det første oppsettet etablerer teammedlemskap og systemkonfigurasjon. For eksempel kontrollerer administratorer hvem som kan være med i et team og hvor mange lag det er. Ansatte med en e-post-ID på selskapets domene kan bli tillatt automatisk å bli med eller kan trenge å be om tillatelse; team og arbeidsområder kan være private med mindre medlemmene er invitert.

Du vil sannsynligvis undersøke Meeteors valgfrie tilkobling til Microsoft Outlook fordi uten det kan teamoppsett være vondt, spesielt for større organisasjoner. Å opprette en organisasjon - spesielt en ad hoc-organisasjon som en næringskomité - betyr å kopiere og lime inn e-post-ID-er i invitasjonsfeltene. Det er greit for noen få deltagere, men dette blir fort gammelt. Så administrerer IT med et Microsoft Windows Server Active Directory (AD) -tre som inneholder hundrevis eller tusenvis av brukere raskt vil bruke en slags bulkeksportfunksjonalitet. I det minste bør Meeteor be om tillatelse til å få tilgang til en kontakt-app eller aktivere en CSV-filopplasting. Ideelt sett bør det integreres med eksisterende apper for kundeforhold (CRM) eller identitetsadministrasjonsbutikker, fordi Meeteor-medlemslisten bare lagrer navn og e-post-ID. Ofte er det bare ikke nok til å hjelpe deg med å finne de rette menneskene.

Arbeidsområder hjelper deg med å organisere relaterte møter basert på prosjekt, team eller annen struktur som fungerer for deg. Det er egentlig en delt katalog, slik at du kan være så kornet eller generell som du vil.

Før møtet: Bli invitert, bli organisert

Ofte består organisasjonen før møtet av en e-post snøstorm med en rekke vedlegg der minst en viktig mottaker uunngåelig er igjen av distribusjonslisten. Det er her Meeteor lyser klarest: Meeteor gir alle et sted å dele relatert informasjon som er tilgjengelig mens alle tenker på møteemnet. Hvis ikke annet, oppfordrer det møtearrangører til å sette seg klare mål og en klar agenda.

Du oppretter et møte ved å definere formålet (for eksempel "Bestem hvilke konferanser vi skal delta i år" eller "Velg pris mottakere") og tildele det til et arbeidsområde. Du blir bedt om å velge deltakere, møtedato og klokkeslett og beliggenhet og logistikk. Dette er et annet område der Microsoft Outlook-integrasjon er nyttig hvis IT-administratorene dine har lagt konferanserom til den globale adresselisten. Skjemautfylling vil ikke overraske deg. Hvis det gjør det, vil du ikke være forvirret lenge. Hjelpeteksten er godt designet.

Meeteor leder deg deretter gjennom prosessen med å lage en strukturert agenda, som ber deg om å gi de ønskede resultatene, spesifikke agenda-elementer og "forarbeid" instruksjoner for å hjelpe deltakerne med å forberede seg til møtet. Du kan laste opp dokumenter for å hjelpe deg med det. Du kan også tilby møtemateriell, bakkeregler og sette roller som fasilitator og notat. Ingen av disse er obligatoriske felt, som er et pluss og et minus. På den ene siden letter det enkelheten i et ad hoc-møte. På den annen side går det sideveis rundt omtenksomheten verktøyet har som mål å oppmuntre.

Det er lett å invitere møtedeltakere fra en liste over teammedlemmer, men du kan invitere alle til et møte via e-post. Alle får dagsorden på forhånd sammen med en kalenderinvitasjon, samt sammendraget etter møtets avslutning. Bare Meeteor-brukere kan bidra til å møte agendaer og notater, administrere oppgaver eller administrere arbeidsområder. Det er bra, siden du ber om problemer, for ikke å snakke om organisasjonskontaktlisten, hvis du ber noen om å melde deg på Meeteor (eller annen tjeneste) for et engangsmøte.

Det er der problemet begynner, fordi planlegging av et møte begynner med at du skriver inn dag, tid og sted (virtuell eller fysisk). Hvis du ikke bruker Microsoft Outlook sitt gruppekalendersystem, må du slå opp kollegaenes plan hver for seg. Det betyr at for mindre organisasjoner eller møter som er gjennomført med mennesker fra forskjellige organisasjoner, må du ha en egen samtale (for eksempel "Når er du tilgjengelig? Er tirsdag bra?"). Det fikk meg til å ønske meg en slags "Vennligst angi når vil fungere for deg" -funksjonalitet, for eksempel den som leveres av Doodle eller Calendly. Hvis jeg trenger å ha fem eller ti e-postsamtaler for å sette opp en akseptabel møtetid, er det nok overhead for at jeg begynner å lure på hvorfor jeg trenger Meeteor.

Når et møte er planlagt, er det også på en frittstående liste i appen. Jeg må huske å legge den til iCal (eller hvilken app som helst) manuelt når invitasjonen kommer, igjen, med mindre du har integrert den med Microsoft Outlook. Selv i Meeteor blir ikke møtene presentert for en visuell kalender. Dette gjør det vanskelig å se at noen inviterte deg til et møte på 07:30 eller for å kartlegge dagen din. Poenglinjen: Meeteors verdi er mer rettet mot å gjennomføre og optimalisere et møtepotensial i stedet for planlegging og logistikk.

Føre en møteprotokoll

Deltakerne kan ta notater med Meeteor under et møte, som er en kraftig og nyttig prosessendring for de fleste møter. Notatfunksjonen gjør Meeteor attraktiv, spesielt for folk som deltar på mange møter. De fleste av oss klotter notater til oss selv, men de deles ikke i et "Hva skal vi gjøre med det?" måte, spesielt etter møte.

Disse merknadene kan være ren tekst eller merkes som oppgaver, beslutninger eller "læring." Du kan følge en beslutning eller læring med tekst som forklarer dens begrunnelse og virkning, men iboende er at dette ganske enkelt er markerte merknader. Det er ikke en dårlig ting siden det oppfordrer deltakerne til å spørre: "Så, hva ble bestemt her?"

Du kan også tildele oppgaver til en møtedeltaker eller noen andre i organisasjonen. Hver kan tildeles en forfallsdato og lagres av en tilpassbar kategori (for eksempel "neste trinn" eller "bakbrenner"). På det enkleste nivået er det akkurat det du handler etter. Imidlertid vil vi gjerne se at oppgaver har prioriterte innstillinger eller tidsfelt, som ikke er der i den nåværende versjonen. Mangelen kan være problematisk for folk som deltar i flere prosjekter eller på flere team - akkurat den typen tunge møter som vil være interessert i Meeteor.

Du kan heller ikke tildele en oppgave til noen som ikke er i organisasjonen, som er et annet tilsyn. Se for deg en handling: "Sørg for at webdesignkonsulenten får oss de nye mock-ups innen tirsdag." Designeren vil ikke få den oppgaven eller legge merke til den direkte med mindre han eller hun er møtedeltaker eller Meeteor-bruker. Det er ikke et kritisk tilsyn siden den som administrerer webdesigneren sannsynligvis er på det møtet. Men det ville absolutt være mer praktisk og effektivt hvis oppgaver kan dirigeres direkte til utenfor personell.

Oppfølging

Når møtet er over, kan du sende sammendraget til deltakerne, slik at de kan integrere oppgavene sine med sine egne kalendere, som igjen avhenger av e-post-appens funksjoner. Sammendraget viser ikke hvem som ble invitert, hvem som deltok, og hvem som var uten show. Det er en annen funksjon vi ønsker å se siden det ofte kan være nyttig å motta disse sammendragene.

Oppgaver som er tildelt møtedeltakere, vises i en oppgaveliste, men oppgaveledelsen til Meeteor er minimal. Du er sannsynligvis fortsatt bedre med en mer fullverdig prosjektledelse eller oppgavehåndteringsapp, for eksempel Asana. Meeteor lar deg klikke på et element for å si at du har gjort det; det handler om det. Det er ikke mer avansert funksjonalitet, for eksempel en måte å registrere om alle tildelte oppgaver er fullført, når de ble fullført, eller til og med en måte å offisielt overlevere dem til noen andre ("Bill vil gjøre dette i stedet").

Meeteors relativt få integrasjonsalternativer skader tjenesten, spesielt sammenlignet med mange andre Software-as-a-Service-apper (SaaS), som generelt prøver å tjene så mange integrasjonsalternativer til tredjedels programvare og andre tjenester som mulig. Spesielt Meeteors manglende støtte til REST API, som vil tillate en kundes interne utviklere å bygge sine egne integrasjoner, er et tilsyn selskapet bør ta opp. Forretningsmøter har potensial til å påvirke enhver forretningsprosess, og dermed utvidet mange forskjellige forretningsprogramvareplattformer. Selv noen få integrasjoner for åpenbare kandidater som kalendere og kontaktledere ville være bra. For å være rettferdig, sier Meeteor at flere slike funksjoner kommer. Å øke hastigheten på forbedringene og legge til støtte for uavhengig integrasjonsutvikling ville helt sikkert hjelpe, i stedet for at selskapet holder alt internt (som ser ut til å være Meeteors nåværende strategi).

Rent praktisk må jeg sette opp et møte i Meeteor etter samråd med andre mennesker om hvilken dag og tid som fungerer for dem. Deretter må jeg fange opp tilordnede gjøremål under møtet (og legge dem manuelt til kalenderen min). Deretter må jeg følge opp de gjøremålene manuelt eller med hjelp fra en annen prosjektstyringsapp. Med flere måter å koble Meeteor til andre apper, har programvaren potensial til å være en salve på en vedvarende smerte som mange opplever i virksomheten. Men i sin nåværende form tvinger det nok informasjon til å forhandles manuelt eller legges inn to ganger til at du vil prøvekjøre Meeteor nøye før du kjøper.