Microsoft visio pro for Office 365-gjennomgang og -vurdering

Det pleide å være en belastning å tegne flytdiagrammer, organisasjonskart, gulvplaner, nettverksdiagrammer og andre bilder som vanligvis brukes i virksomheten. Visio var en av de tidligste programvarestykkene for å forenkle hvordan det ble gjort ved å skaffe premade former og gjenstander, i stedet for virtuelle penner og gradskaper. Visio, som har vært eid av Microsoft siden 2000, er fortsatt en av de viktigste flytskjema- og diagramappene som er tilgjengelige. Det er kraftig og fullt av alternativer, men det er best for større bedrifter med litt IT-støtte, ettersom innkjøps- og installasjonsprosessen er forvirrende.

Innkjøp og oppsett

Det er vanskelig å få Visio av noen grunner. En del av problemet er at du ikke bare kan gå til en webside og kjøpe Visio. Du må først sørge for at du har eller registrerer deg for riktig type Microsoft-konto, enten en bedriftskonto (når du registrerer deg, får du en e-postadresse som ender på "onmicrosoft.com") eller en konto med en Office 365 abonnement. Avhengig av hva slags konto du har og hvilken versjon av Office du har installert, må du finne ut hvilken versjon av Visio du kan installere. Når du logger deg på Microsoft-kontoen din, sjekker nettstedet i det minste din kvalifisering og ber deg mot de riktige alternativene, men å komme til det punktet krever litt.

En annen hindring er at Visio bare er tilgjengelig som lokalt installert programvare på Windows. Du kan ikke bruke den på en Mac- eller Linux-maskin, og det er ingen nettleserbasert versjon. Til tross for navnet er Visio Online ikke en fullt fungerende webapp. Mer om det om litt. I en tid der så mye forretningsprogramvare utelukkende er nettbasert, og du kan komme til det fra hvilken som helst maskin med internettforbindelse, kan dette være frustrerende nok til å vende deg bort fra starten. Alle de andre appene for skjema som jeg har testet -Creately, Draw.io, Gliffy, Lucidchart og SmartDraw - tilbyr nettapper.

Forutsatt at du kommer så langt, er det tre oppdaterte versjoner av Visio: Visio Standard 2016, Visio Pro 2016 og Visio for Office 365 (som er versjonen jeg har vurdert her). To eldre versjoner, Visio 2010 og Visio 2013, sparker fremdeles rundt og kan være den riktige versjonen for noen mennesker, avhengig av systemkrav og Microsoft-konto. Se Microsofts Visio-sammenligningsdiagram for mer informasjon om Visio 2010 og 2013.

Visio Pro for Office 365 (versjonen jeg testet) og Visio Pro 2016 er nesten identiske, bortsett fra at du med Pro for Office kjøper et abonnement som inkluderer oppdateringer til produktet når de blir gjort tilgjengelig. Pro for Office-versjonen har også noen flere maler og former, spesielt de som gjelder utdanning. Visio Standard er imidlertid annerledes ved at den ikke inkluderer støtte for samarbeid og den har langt færre maler og former.

Priser og sammenligninger

Visio Pro for Office 365 selges på abonnementsbasis. Det koster $ 15, 50 per måned eller $ 13 per måned med en årlig forpliktelse, som fungerer til $ 156 for året. Visio Standard 2016 koster 299, 99 dollar, og Visio Pro 2016 koster 589, 99 dollar. Begge de to sistnevnte prisene er engangsavgift.

Sammenlignet med andre diagramapper er Visio dyrt. Lucidchart, for eksempel, er et topp utvalg for denne typen programvare, og det koster bare 5, 95 dollar per måned eller 59, 40 dollar årlig for en enkel brukerkonto. En Pro-konto, som er nivået jeg anbefaler, koster $ 9, 95 per måned eller $ 107, 40 årlig. Lucidchart er bare tilgjengelig i nettleseren, så det er ingen grunn til å bekymre deg for kompatibilitet.

SmartDraw er også et redaktørvalg, og prisen er nærmere Visios. Online-versjonen, kalt SmartDraw Cloud, koster 179, 40 dollar årlig. SmartDraw har også en desktop-app for Windows, og den er tilgjengelig i tre nivåer: $ 297 for Standard, $ 397 for Business og $ 2.995 (startpris) for Enterprise.

Det er også andre diagramverktøy som koster enda mindre. Draw.io er helt gratis, og det tilbyr en ganske god service. To andre apper, Gliffy og Creately, har veldig lave priser. Gliffy tilbyr noen få servicetjeneste, men den billigste prisen koster $ 14, 85 hver tredje måned, noe som tilsvarer omtrent $ 3, 99 per måned eller $ 59 per år. Kostbart koster nesten det samme. Et online-abonnement på Createlys webapp løper $ 5 per måned eller $ 49 per år for en personlig plan. En nedlastbar skrivebordsversjon av Creately koster en engangsavgift på $ 75 for enkeltpersoner (kalt Desktop Personal) og er tilgjengelig for Windows, OS X og Linux.

Starter

Det kan være forvirrende å skaffe seg en kopi av Visio, men det er ikke det å komme i gang med den når du har startet appen. Den har et kjent Microsoft Office-oppsett for å navigere i grunnleggende menyer og alternativer. Arbeidsområdet ditt er i midten med en menylinje (Ribbon-grensesnitt) øverst. Til venstre er et panel som rommer objekter. Det du finner der, endres basert på hva slags diagram du oppretter eller redigerer. Flere alternativer vises til høyre når de er relevante, for eksempel formateringsalternativer når bestemte objekter er valgt.

Maler kan lage eller ødelegge en diagramapp, ettersom en stor grunn til at diagramapper er nyttige i utgangspunktet er fordi de hjelper deg å lage flytskjemaer, planløsninger og andre bilder uten å måtte tegne dem for hånd slik du ville gjort hvis du bruker vektorprogramvare. Visio har dusinvis av maler. Noen få eksempler på kategoriene med maler du finner er Business, Flowchart, Engineering, Network og Floorplan.

Innenfor noen av kategoriene er det mange mer spesifikke maler. Floorplan-gruppen har alternativer for en hjemmeplan, nettstedsplan, kontoroppsett, retningsbestemt 3D-kart, elektrisk og telekomplan med mer. Fortsett å utforske, og du vil finne Gantt-diagrammer, brainstormingsdiagrammer og til og med veldig spesifikke diagrammer relatert til SharePoint-bruk.

Noen av malene har innhold i seg når du åpner dem. Da jeg for eksempel startet et org-diagram, kom det forhåndsutfylt med en administrerende direktør, noen få ledere under den stillingen og ansatte under dem. Men andre maler starter deg med et tomt lerret og en liste over sannsynlige former og objekter du vil bruke fra panelet til venstre.

Bruker Visio

Det er veldig enkelt å dra og slippe objekter, endre størrelse på dem, rotere dem, legge til tekst, legge til koblingslinjer for å vise forhold, og så videre. Verktøyene er enkle, men det er mange av dem, og grensesnittet kan absolutt stå for å bli paret. Det er klumpete på samme måte som mange Microsoft-programvareprodukter er. Det er så mye pakket inn i en app at det kan bli slitsomt å bla gjennom menyer og alternativer. Adobe, et annet selskap som slet med å få hundrevis av funksjoner i en enkelt app, har hatt en viss suksess med å lage tilpasset arbeidsområde, slik at grensesnittet blir avhengig av hva slags arbeid du utfører, tilpasset dine behov. Diagramming-apper, inkludert Visio, har en tendens til å gjøre samme ting med tanke på å gi deg passende objektvalg, men i tilfelle av Visio kan det fungere bra å dele ned resten av grensesnittet også, basert på malen du velger.

Å høyreklikke på et objekt eller en gruppe objekter får fram relevante verktøy også. Du kan enkelt justere og distribuere objekter, gruppere og gruppere dem og gjøre andre endringer, selv om listen over alternativer nok en gang er lengre enn den trenger å være.

Visio har noen få bekvemmeligheter, de fleste tilbys også av konkurransen. For eksempel tegnet jeg en planløsning og ville gruppere noen objekter. Da jeg sløyfet markøren rundt objektene jeg ønsket, valgte appen ikke intelligent veggene eller formen som representerer det generelle gulvområdet. Et annet eksempel er muligheten til raskt å gjenskape org-diagrammet jeg hadde laget til et annet arrangement, for eksempel side om side, vertikal eller horisontal. Det er også stylingsalternativer, som den typen i Microsoft PowerPoint, som endrer fargeskjemaet for hele diagrammet med ett klikk. Hvis du jobber med en berøringsaktivert Windows-maskin, kan du bruke en pekepenn eller fingeren til å jobbe med Visio også.

Datadrevne filer

Et av de største salgspunktene til Visio er at du kan koble et diagram til et datasett fra et annet Office-produkt og generere diagrammer basert på dataene. Det ligner på å lage et diagram i Excel basert på data i andre celler. Når du endrer kjernedata, oppdateres diagrammet automatisk.

Du kan lage datadrevne diagrammer og diagrammer ved hjelp av data fra noen få forskjellige kilder, for eksempel Excel (må være vert på SharePoint) og Microsoft Access, og du kan sende ut de endelige diagrammer som webtegninger slik at hvem som helst kan se dem, til og med folk som ikke har en kopi av Visio.

Støttede filtyper

Når det gjelder å jobbe med et bredt utvalg av filtyper, er Visio appen du vil slå. Den har flere muligheter for å importere og eksportere enn noen annen diagramapp på markedet. Visio kan eksportere til BMP, EMF, GIF, JPG, PNG, SVG, TIF, WMF og mange flere formater når du bruker alternativet Lagre som, i stedet for eksport. PDF, AutoCAD-tegning, sjablong VSS og mal VST er bare noen få eksempler. Visio har også den sterkeste støtten for filtypene du kan importere: BMP, DIB, DWG, DXF, EMF, EMZ, GIF, JPG, PNG, SVG, SVGZ, TIF, TIFF og WMF.

Støtte for alle disse filtypene kan være viktig for arbeidet ditt hvis du ofte bytter diagrammer med folk som bruker andre verktøy, for eksempel AutoCAD.

Merk at Visio ikke støtter import av formater fra konkurrerende diagramapper, for eksempel de filtypene som brukes av Editors 'Choice Lucidchart.

Samarbeid og integrering

Visio støtter litt samarbeid, men det er noen få krav du først må oppfylle for å få det til å fungere. Samarbeid støttes bare av Visio Professional 2016 og Visio Pro for Office 365 (ikke Visio Standard 2016), noe som betyr at alle samarbeidspartnerne først må oppfylle alle kravene som er nødvendige for å få en av disse appene. Deretter trenger alle som ønsker å samarbeide enten SharePoint eller en Office 365-konto, i tillegg til at de har Visio-programvaren.

Hvis du oppfyller kravene, får du verktøy for medforfatter, kommentarer og kommentarer. Som med andre Office-produkter, kan du også konfigurere Skype for forretningsintegrasjon som skal møte nærmest av Skype mens du jobber sammen.

For å si det mer konkret kan du samarbeide fullt ut med andre i Visio, men bare hvis alle har en arbeidskopi av Vision Professional eller Visio Pro allerede installert. Så det kan virke for samarbeid mellom organisasjoner.

Hvordan deler du diagrammer med folk utenfor organisasjonen eller de som ikke har en kopi av Visio? Microsoft ga ut Visio Online nylig (det hadde vært i beta siden slutten av 2016), men det blir ikke så spent - navnet er litt misvisende. Hvis det du forventer er, for eksempel, en online app som tilbyr de samme funksjonene som Windows-versjonene av Visio, er du skuffet. Visio Online er mye mer begrenset enn det. La oss si at jeg lager et diagram og vil dele det med Susan, som ikke har en kopi av Visio. Jeg kan sende henne en lenke til en versjonsversjon av filen min som vises i nettleseren hennes. Susan kan se filen og legge til kommentarer til den. Men hun kan ikke redigere det. Hun vil fortsatt trenge en lokalt installert kopi av Visio for det.

Hvis Susan har en kopi av Visio, kan hun gå fra å se på nettversjonen til å redigere diagrammet med bare et klikk eller to. Visio Online finner filen for henne slik at hun ikke trenger å søke etter den. Det er det - ikke spesielt imponerende.

Hvis samarbeid er viktig for arbeidet ditt, vil jeg anbefale å skrape Visio og se på Lucidchart i stedet, fordi det tilbyr samarbeidsredigering i sanntid, og du trenger ikke å hoppe gjennom noen bøyler for å få det. Det fungerer enkelt og greit, og det fungerer for alle nivåer av tjenester. Det eneste advarselsordet er at begrensningene for forskjellige kontotyper fortsatt gjelder når du samarbeider. Hvis for eksempel noen med et Team-abonnement inviterer en gratis kontoinnehaver til å samarbeide om et diagram, kan den frie brukeren bare redigere filen hvis den har færre enn 60 objekter på den, og hvis den ikke inkluderer noen objekter som er begrenset til betalende brukere.

Bedre for større bedrifter

Visio er en unektelig kraftig app med mange muligheter. Det er også vanskelig å komme i gang med, dyrt, og det fungerer bare på Windows-datamaskiner. I tillegg kan du ikke samarbeide med ikke-Visio-brukere ved å sende dem en lenke til et diagram og la dem logge inn på en webapp. Det er andre diagramapper som er enklere å få, koster mindre og gjøre det folk flest trenger dem å gjøre.

Visio er programvare av høy kvalitet, men det er sannsynligvis best egnet for store organisasjoner med IT-administratorer som er ansvarlige for innkjøp og oppsett. Til tross for Visios kraft, kan eiere av små bedrifter synes andre valg er mer attraktive. Redaktørens valg Lucidchart og Smartdraw er spesielt mye lettere å komme i gang med og bruke.